De oorzaak van de aanhoudende klachten over tentamens moet niet afgewenteld worden op surveillanten of de toetsorganisatie van de HU. Ook docenten, opleidingsmanagers en instituutsdirecteuren zijn verantwoordelijk, zeggen Martha Stuy en Jaap van Voorst, voorzitter en lid van de Taskforce die de toetsproblemen moet oplossen.
‘We winden er geen doekjes om dat de voorgaande toetsperioden niet naar behoren zijn verlopen. Daar zijn best wel wat klachten over gekomen. Maar als je het aantal afzet tegenover het aantal studenten, dan valt het reuze mee. Maar elke klacht is er één en die nemen we serieus. We willen helemaal geen klachten.’
Dit zegt Martha Stuy, interimdirecteur van de Dienst Bedrijfsvoering van de HU. Hieronder valt de afdeling Toetsorganisatie die verantwoordelijk is voor de gang van zaken bij de tentamens. Aanhoudende klachten hierover zijn voor het college van bestuur reden om een Taskforce in het leven te roepen die de toetsperikelen per direct moet oplossen.
Broodje aap
Stuy is taskforce-voorzitter vanuit haar functie als interimdirecteur Bedrijfsvoering. Het onderwijs is vertegenwoordigd door Jaap van Voorst, directeur van het Instituut Archimedes. Dienstverlening en onderwijs trekken zo gezamenlijk op en het college laat zien de zaak prioriteit te geven, zegt de voorzitter.
De problemen met het toetsen zijn voor haar niet nieuw. In haar vorige functie als interimdirecteur van twee faculteiten kreeg ze er al mee te maken. Kort na haar aantreden in april 2016 werden de grieven tussen haar en opleidingscommissies besproken. Toen al popte het verhaal op over een surveillant die in slaap zou zijn gevallen. Ze beschouwt dit geval inmiddels als een ‘broodje aap’.
Betere instructies
Toch hielden de klachten aan en werden alsmaar luider. Tentamens die niet op tijd beginnen, surveillanten die niet goed opletten, studenten die zonder begeleiding naar de wc mogen, verkeerde toetsen die worden uitgedeeld, studenten die na aanvang van het tentamen nog mogen aanschuiven…
De hogeschool zat niet stil. Er zijn betere instructies opgesteld voor de surveillanten, vertelt Stuy. Ook is ervoor gezorgd dat ze de weg naar het juiste gebouw weten te vinden en dat ze daar worden opgevangen. Per medio december is het contract met het uitzendbureau dat de surveillanten leverde, stopgezet. Interval Services, het eigen uitzendbureau van de HU, is ingeschakeld zodat de hogeschool dan meer zicht heeft op de organisatie. Toch waren er ook in tentamenperiode B (eind december en januari) problemen met de correcte inzet van surveillanten.
Nieuwe mensen
Dat heeft er deels mee te maken dat op stel en sprong nieuwe mensen ingewerkt moesten worden, vertelt Stuy. Maar de belangrijkste reden ligt bij de HU zelf. ‘Dat komt omdat wij niet – volgens afspraak – tijdig informatie hebben aangeleverd hoeveel surveillanten wij nodig hebben en wanneer. Dat hebben wij zelf niet goed gedaan.’
Het is moeilijk de vinger te krijgen achter de oorzaak van de toetsproblematiek. Met een beschuldigende vinger wijzen naar de surveillanten of de toetsorganisatie doet geen recht aan de complexe problematiek. Ook docenten, opleidingsmanagers en instituutsdirecteuren zijn verantwoordelijk voor de gerezen problemen, stelt Van Voorst. Want cruciaal in het systeem is dat tentamenopgaven op tijd worden ingeleverd. ‘Wij stellen vast dat dit vaak niet gebeurt’, zegt hij.
Met man en macht
‘Dan heeft de toetsorganisatie een te beperkte tijd om het allemaal op orde te maken. Ze zijn zo aardig geweest om dit met man en macht te proberen op te lossen. Maar ze zagen zich voor een onmogelijke opgave geplaatst.’ Hij concludeert: ‘Het gaat dus niet alleen om de kwaliteit van de surveillanten en het opereren van de toetsorganisatie; het tijdig inleveren van de tentamens is niet op orde.’
Hier gaat de Taskforce de komende tijd flink op hameren. Van Voorst: ‘Dat wordt scherp gemonitord. Het begint bij de docenten die de toetsen op tijd aanleveren. De opleidingsmanagers moeten erop toezien dat dit ook echt gebeurt. De instituutsdirecteuren zijn eindverantwoordelijk en worden geïnformeerd over de stand van zaken. Zij kunnen zien wat er op een gegeven moment nog aan tentamens ontbreekt en moeten zonodig actie ondernemen.’
Extra controle
Nieuw element is een extra controle van de tentamenformulieren. ‘De dag voordat het tentamen wordt gegeven, moet de opleiding een extra check uitvoeren of de envelop de juiste opgaven bevat en of er voldoende formulieren zijn.’ Martha Stuy: ‘We gaan voor honderd procent goede tentamenperiodes door honderd procent controle.’
Een van de oorzaken van de toetsproblemen die vaak wordt genoemd, is de recente ontvlechting en centralisatie van de toetsorganisatie. Voorheen werkten de medewerkers op de faculteiten en zaten zij dicht op het onderwijs en dichtbij de docenten. Doordat zij uit de faculteiten zijn gehaald en op één centraal punt werden gestationeerd, werd het contact lastiger en formeler.
Studenttevredenheid
Die grotere afstand tussen het onderwijs en mensen van de toetsorganisatie kan door docenten ervaren worden als nadeel, maar er zijn goede redenen voor deze centralisatie. ‘In het verleden waren er meer mogelijkheden om bijvoorbeeld de deadline van het inleveren van tentamens voor docenten wat te rekken’, stelt Van Voorst. Of dat docenten vlak voor de toets de tentamenopgaves wijzigen. ‘De keerzijde daarvan is dat het fraudegevoelig is. De risico’s op fraude waren destijds onacceptabel hoog. De betrouwbaarheid van de toetsen was niet geborgd.’
De klachten over de tentamens kunnen effect hebben op de uitkomsten van enquêtes over studenttevredenheid. Stuy: ‘Als een surveillant even het lokaal verlaat, bestaat de kans dat de examencommissie het tentamen ongeldig verklaart. Dat is ook gebeurd. Dan heb je de poppen aan het dansen omdat studenten de toets opnieuw moeten maken. We moeten juist voorkomen dat dit gebeurt.’
