De organisatie van toetsen in periode C is substantieel verbeterd ten opzichte van de voorgaande keren. Van de 2025 geplande tentamens aan de HU zijn er slechts vier niet doorgegaan. En de inzet van surveillanten ging ‘een stuk beter’, blijkt uit een evaluatie. Het aantal klachten van studenten bleef zeer beperkt. Wel blijft het tijdig aanleveren van tentamenopgaven door docenten nog een zorgenkindje.
Na afloop van toetsperiode C medio april was er taart voor de mensen van de Toetsorganisatie, de afdeling van de HU die de tentamens in goede banen moet leiden. En de leden van de Taskforce, die is opgericht om de problemen met tentamens op te lossen, zijn verheugd met het resultaat.
‘Op de keper beschouwd is het honderd procent goed gegaan’, stelt Martha Stuy, voorzitter van de Taskforce. ‘Statistisch gezien valt het aantal foutmeldingen in het niet bij het grote aantal toetsen dat is afgenomen. Daar zijn we trots en meer dan tevreden over.’ Om eraan toe te voegen: ‘Vervolgens gaan we kijken wat er de volgende keer nog beter kan.’
De Taskforce is ingesteld na aanhoudende klachten over de organisatie van de tentamens. Het moest leiden tot een ‘foutloze toetsperiode C’. Inmiddels is besloten om het werk van de Taskforce te verlengen tot en met toetsperiode D, die plaatsvindt van 12 tot en met 23 juni. ‘In het proces zijn nog steeds zaken te verbeteren’, weet Jaap van Voorst, lid van de Taskforce.
Meldpunt
Eerst maar eens de cijfers. Uit een evaluatie van toetsperiode C blijkt dat er 1899 papieren toetsen zijn afgenomen. Bij elkaar opgeteld zijn dat bijna 115.000 individuele tentamens. Daar bovenop komen nog eens 126 digitale toetsen. Van deze 2025 toetsen zijn vanwege onoplosbare problemen slechts vier toetsen niet doorgegaan. Bijvoorbeeld omdat door wijzigingen op het laatste moment in het toetsrooster er geen surveillanten waren geregeld. En er is één digitaal tentamen uiteindelijk op papier afgenomen. Het aantal klachten in die periode bij het meldpunt van studentenfractie Vlijmscherp bedraag iets boven de twintig, terwijl het STIP vijftien klachten noteerde.
Ondanks het geringe aantal klachten toonde de studentenfractie Vlijmscherp van de Hogeschoolraad zich verontrust. Zij betoogden tijdens een overleg tussen de HSR en leden van de Taskforce dat de klachtenprocedure voor toetsen omslachtig is. ‘Studenten weten over het algemeen meer dan genoeg van de klachtenprocedures’, reageert Stuy. ‘Ze zijn doorgaans goed op de hoogte dat ze kunnen klagen en waar dat kan. Overigens zit de klachtenprocedure niet in de opdracht van de Taskforce. Wel is het zo dat studenten op verschillende plekken kunnen klagen. Wij gaan er achteraan dat bijvoorbeeld klachten bij de examencommissies ook bij ons terecht komen.’
Locatiemanager
De levering van surveillanten is ‘een stuk beter’ verlopen dan vorige periodes, concludeert de Taskforce. De samenwerking tussen Interval, het payrollbedrijf van de HU dat vanaf december de surveillanten regelt, en de Toetsorganisatie is stukken beter. Van de in totaal 4426 keren dat er surveillanten nodig waren, verliep dit op 67 momenten niet soepel. In de meeste gevallen is dit ter plekke opgelost. Slechts zeven keer werd een medewerker van de Toetsorganisatie ingezet om te surveilleren tijdens een tentamen. Ter illustratie: in periode B kwam dat ongeveer 400 keer voor.
Een van de successen was de invoering van een vaste locatiemanager vanuit de Toetsorganisatie per gebouw. Deze persoon zorgde voor een soepel contact met de verantwoordelijken voor het onderwijs: de opleidingen en instituten. Zij letten er bijvoorbeeld op dat de opleidingen de dag voor het tentamen de toetsen checken en beschikken over een lijst met surveillanten. Ook is het aantal benodigde surveillanten royaler ingepland, zodat deze kunnen bijspringen waar dat nodig is. ‘Dat hele proces hebben we hiermee een stuk verbeterd’, meldt Van Voorst.
Niet op tijd
Nog onvoldoende succesvol was het tijdig aanleveren van toetsopgaven door docenten. Uit cijfers van de evaluatie blijkt dat in periode C maar liefst zestig procent van de tentamens niet op tijd zijn ingeleverd door de docenten. Dat betekent een flinke verbetering ten opzichte van de vorige periode, toen iets meer dan twintig procent op tijd was. Maar nog altijd komt dus meer dan de helft van de toetsen niet op tijd binnen.
Van Voorst wil dit beeld nuanceren. ‘Deadlines worden in overleg tussen docenten en de Toetsorganisatie nog weleens aangepast’, zegt hij. Docenten leveren de opgaven later in dan is afgesproken, maar nog wel op tijd om de toets door te laten gaan. In de cijfers die de systemen produceren, komt dit te boek als te laat. ‘De vraag is of dit wenselijk is’, zo vraagt Van Voorst zich af. Om meteen het antwoord te geven: ‘Wij vinden van niet. Het halen van de deadline is nog steeds een aandachtspunt.’
Flexibel
Hij vervolgt: ‘Als we spreken over het halen van deadlines en naleven van afspraken geldt dit niet alleen voor docenten, maar voor iedereen in de keten: opleidingsmanagers, instituutsdirecteuren, mensen van de Toetsorganisatie en examencommissies. Vaak stellen mensen zich met de beste bedoeling flexibel op, maar uiteindelijk hebben we daar in het proces last van. Want zo’n mutatie is lastig te organiseren, waardoor het risico dat er iets misloopt toeneemt. Daarmee is de student niet geholpen.’
Het streven is in ieder geval dat honderd procent van de tentamens op tijd binnen is bij de Toetsorganisatie. Op die manier krijgen medewerkers een goed beeld van het aantal studenten dat toetsen moet maken en kunnen zij tentamens laten drukken en lokalen en surveillanten regelen. Strikt genomen is het officiële beleid dat docenten de tentamenopgaves al klaar hebben liggen als de cursus begint. Zij hoeven het tentamen alleen nog maar voor de deadline te uploaden in ExamUpload, waarna het beschikbaar is voor de Toetsorganisatie.
Strenger
De praktijk is op dit punt weerbarstiger, blijkt dus uit de verontrustende cijfers. Hierop zou de afgelopen toetsperiode strenge monitoring komen, stelden Stuy en Van Voorst in een eerder interview over de toetsproblematiek. Opleidingsmanagers zouden er strenger op toezien dat docenten op tijd zijn met de tentamens, terwijl instituutsdirecteuren en de Toetsorganisatie informatie krijgen ver de stand van zaken en zo nodig aan de bel kunnen trekken.
Maar dat bleek bij de installatie van de Taskforce media maart niet helemaal mogelijk. Stuy: ‘Een deel van de deadlines was toen al voorbij en de uiterste inleverdatum was op 27 maart. Toen viel er niet meer veel bij te sturen. We sprongen zogezegd op een rijdende trein. Voor aankomende periode D houden we dit vanaf het begin goed in de gaten.’
