Hou berichten in de mail kort, stuur geen dank je wel-mails en beperk cc’en, doorsturen en reply to all. Dat zijn enkele tips in de nieuwe e-mailetiquette voor het personeel van de HU.
Sinds kort beschikt de hogeschool over een lijstje van do’s en don’t (inloggen voor intranet) voor het mailverkeer. Want de hoeveelheid mails die docenten en ander personeel te verstouwen krijgt, is velen een gruwel- zo blijkt uit werkbelevingsonderzoeken. Hierop werd een oproep gedaan om tips in te dienen hoe deze mailstroom ingedamd kan worden. Deze suggesties zijn verwerkt tot een e-mailetiquette met elf tips.
Nog een greep: geef in het onderwerpveld duidelijk aan waar het bericht over gaat, spreek met studenten een termijn af waarop ze een reactie kunnen verwachten en vraag hen een ‘handtekening’ in te stellen met opleiding, klas en mobiel nummer. Maar de beste manier om de mailgekte te beperken is toch wel: mail niet en ga samen een kop koffie drinken.
Enkele tips van de collega’s van de Hogeschool van Amsterdam: mail niet in het weekend, stuur geen berichten naar mensen die bij je op de kamer zitten en vermijdt ironie, sarcasme en humor.
