Na twintig jaar vernieuwt Hogeschool Utrecht haar functioneringsgesprekken. Vanaf september gaat het niet meer om ‘resultaatgericht werken’ maar om de ontwikkeling van de medewerker. Op het eerste oog wordt het vooral efficiënter. Maar krijgen we daardoor ook betere medewerkers? Een interview met HR-medewerkers Michel Hoes en Marcel Withoos.
Internet, eigen laptops en chatgpt: zo’n beetje álles is sinds de eeuwwisseling veranderd, behalve de manier waarop Hogeschool Utrecht haar medewerkers beoordeelde. Die manier noemden we RGW: een afkorting voor Resultaat Gericht Werken. Michel Hoes: ‘Dat past niet zo goed hè? Bij een onderwijsinstelling waarin we gericht zijn op ontwikkeling.’
Tijd voor verandering
‘Het verplichte praatje met de baas’ zorgde al jaren voor gemor. De gesprekken kwamen nooit goed uit, werden nogal eens gepland in weken van piekbelasting en voelden sleets. Wéér die goede voornemens (beter plannen, vaker om hulp vragen, meer structuur aanbrengen) van stal halen, om er vervolgens maanden niet meer aan te denken. De formule was uitgewerkt.
In de zomervakantie had de afdeling Human Resources het druk. Het nieuwe systeem moest en zou na de zomer geïmplementeerd worden. De linkjes behoorden te werken, de communicatie erover werd klaargezet en alle handleidingen voor de juiste groepen stonden gereed. Na vele ‘inputsessies’ met werknemers, leidinggevenden én vakbond zou dit dan eindelijk de grote verbeterslag worden.
Eerlijk is eerlijk. Hogeschool Utrecht liep vergeleken met andere hogescholen nogal achter. Maar nu is het nieuwe jasje dus helemaal hip: er gaat méér regie naar de mensen en er komt meer flexibiliteit.
Ook nieuw in het ontwikkelgesprek: de doelen zijn vastgelegd in de ‘online ruimte’, waarbij de keuze is uit ontwikkelbehoeften, loopbaanwensen, doelen en ambities, werkplezier en werk-privébalans.
Het risico van ‘zelf regie hebben’
Het grootste verschil met vóór de zomer? Het aantal gesprekken per jaar. En het moment waarop je ze voert. Waar medewerkers voorheen verplicht drie maal per jaar bij hun baas moesten komen, is dat nu één keer. Of twee, als je beoordeling ‘onvoldoende’ is of ‘uitstekend’. Withoos: ‘De kanttekening daarbij is dat we alle leidinggevende met klem aanraden om vaker dan eens per jaar met hun werknemer om de tafel te gaan zitten.’ Maar dat is dus niet verplicht.
‘Je hebt zelf de regie over jouw professionele ontwikkeling’, staat in het nieuwsbericht van 1 september op EenHU. Zelf regie hebben klinkt altijd aantrekkelijk. Maar hoe voorkom je dat leidinggevenden zich terugtrekken en minder initiatief tonen? Met als gevolg dat sommige medewerkers ongemerkt wegkwijnen?
‘Als je iets niet verplicht maakt, laat je inderdaad iets los’ antwoordt Hoes onomwonden. ‘Maar het is een kerntaak van een leidinggevende om met medewerkers te praten over hun over ontwikkeling. En over de bijdrage die ze leveren aan de HU. We helpen medewerkers daarbij met de “ontwikkelgesprekskaart” en tips voor het ontwikkelgesprek.’
Het risico van ‘goed’ zijn
Een opmerkelijk punt in de nieuwe regeling is dat vooral ‘de standaard werknemer’ wordt ontzien. Wordt je beoordeeld met een ‘goed’? Dan is je beoordelingsgesprek later in het schooljaar ‘optioneel’. Krijg je daarentegen een ‘uitstekend’ of een ‘onvoldoende’? Dan wordt het verplicht. Een ideetje van de vakbond, zeggen Withoos en Hoes. De gedachte erachter is dat de werknemer recht heeft om te weten waarom hij onvoldoende scoort. En dat hij een pluimpje verdient in het geval van uitstekend werk.
Gewoon ‘goede werknemers’ ontspringen dus de dans. Geen verplicht beoordelingsgesprek voor deze groep. Hoe borgt de organisatie dan dat deze mensen toch voldoende kritiek of ontwikkelkansen krijgen?Het korte antwoord daarop is dat je dat niet kunt. Het lange antwoord is dat leidinggevenden hier wederom hulp bij kunnen krijgen. Het systeem faciliteert dit ook. Bijvoorbeeld doordat je in MijnTalent feedback kunt vragen aan verschillende mensen.
Loopbaangesprekken, cursussen, sessies bij een psycholoog: als werknemer krijg je bij de HU nogal wat aangeboden om jezelf te ontplooien. En toch bestaat hier ook het risico dat de enthousiastere medewerker meer ontwikkelkansen krijgt dan zijn minder assertieve collega? Hoe voorkom je dit? ‘Dat was altijd al zo, merkt Hoes terecht op. ‘We hebben wel een nieuwe routekaart die de ontwikkelmogelijkheden in beeld brengt. Daarin kun je zien dat iedere medewerker een andere route aflegt.’ Verschil moet er wezen.
Openheid en geld
Wat niet nieuw is (en dus ook niet aangepast) is de relatie tussen geld en prestatie. De jaarlijkse salarisverhoging wordt nog steeds bepaald door de beoordeling. Dat staat zo verplicht in de cao. Bij iedere schaal is er een percentage afgesproken voor een salarisverhoging. Bij een ‘goed’ ontvang je dit percentage één keer en bij een ‘uitstekend’ twee keer.’
Het heeft iets tegenstrijdigs dat ontwikkelgesprekken gericht zijn op groei en openheid, terwijl beoordelingen directe financiële consequenties hebben. Hoe voorkom je dat je deze gesprekken ‘strategisch’ maakt? Ook daar is aan gedacht, wederom met een handleiding online. Die moet medewerkers die onvoldoende functioneren beter maken. Hoes: ‘De werknemer is ook verplicht om vooraf duidelijk te zijn over de criteria waarop hij zijn werknemer gaat beoordelen. Daarmee ondervang je ook dat het verschil tussen “goed” en “uitstekend” al te zeer onderhevig is aan willekeur.’ Medewerkers kunnen overigens bezwaar maken tegen hun beoordeling.
Alles ligt vast
De digitale vastlegging van de gesprekken was ook jaren een bron van ergernis. Zowel leidinggevenden als medewerkers hadden moeite er te vinden wat ze zochten. Die software werd vorig jaar al aangepakt. Het doolhof wat er vroeger was, heeft plaatsgemaakt voor een iets gebruiksvriendelijker systeem: mijnTalent. Je hoeft gespreksverslagen niet meer heen en weer te ‘pingpongen’ maar je kunt er je aantekeningen in bijhouden. Dat het niet gewoon op een A4’tje kan, heeft te maken met privacy en borging. Met deze software moeten de juiste mensen automatisch toegang krijgen tot de juiste tekst.
Ligt het nieuwe beoordelingssysteem nu weer vast voor de komende twintig jaar? Withoos lacht. ‘Zeker niet. In januari gaan we meten hoeveel gesprekken er al hebben plaatsgevonden. Als dat er te weinig zijn, trekken we aan de bel. De bedoeling is dat iedereen meer vrijheid krijgt om ze te plannen. Niet dat ze worden afgeschaft.’
