Veel studentenverenigingen hebben moeite om genoeg bestuursleden te vinden. Bij de Utrechtse Studenten Dans Vereniging U Dance bedachten ze een slimme maar onverwachte oplossing: een verdubbeling van het aantal bestuursleden. En het werkt ook nog.
‘Elk jaar werd het moeilijker om het bestuur compleet te krijgen,’ vertelt huidig bestuurslid Marìt van Sommeren. Ze studeert psychologie aan de universiteit. Waar U Dance vier jaar geleden nog zes bestuursleden telde, ‘precies genoeg om alles soepel te laten draaien’, nam dat aantal in de jaren daarna steeds verder af. Dit jaar leek het er zelfs op dat er nog maar twee mensen bereid waren om het bestuur te vormen. ‘Dat is niet alleen onhandig, maar ook officieel niet toegestaan: volgens de Kamer van Koophandel moet een bestuur uit minimaal drie personen bestaan,’ legt Marìt uit.
Waarom veel studenten afzien van een bestuursjaar
‘Iedereen wil blijven dansen, we hebben allemaal een hart voor de vereniging,’ zegt Marìt. Maar als het op een bestuursjaar aankomt, haken veel mensen toch af. De reden verschilt per persoon. De één heeft een drukke studie of tentamens, de ander moet werken om rond te komen en weer een ander gaat een tijdje naar het buitenland.
Xander Perry, student Electrical Engineering aan de HU, die zelf volgend jaar bestuurslid wordt, herkent dat: ‘Ik heb wat rondgevraagd in mijn omgeving, maar heel veel mensen hebben toch iets waardoor het niet lukt. Ze hebben bijvoorbeeld geen kamer en moeten veel en ver reizen, of ze hebben plannen om naar het buitenland te gaan.’
Een idee dat toevallig ontstond
De oplossing kwam onbewust van een oud-bestuurslid. ‘Ze zei wel te willen helpen als penningmeester, maar wilde niet elke week bij vergaderingen zijn,’ vertelt Marìt. Het idee om de taken te verdelen heeft het toenmalige bestuur even uitgeprobeerd, en wat bleek: het werkte best goed.
‘Toen dachten we: we hebben best veel mensen die wel willen helpen met het bestuur, maar niet alles kunnen of willen doen,’ zegt Marìt. In plaats van één bestuur van vijf mensen kwam er een dubbel bestuur van tien. Voor elke functie zijn er nu twee mensen: een kernlid en een vice.
‘Niemand hoeft iets meer alleen te doen.’ Een voorzitter heeft een vicevoorzitter, een penningmeester een vicepenningmeester, enzovoort. ‘Je kan heel makkelijk afwisselen met je partner,’ vertelt Marìt. Heeft iemand het druk met een stageweek of tentamens, dan pakt de ander het over. En iemand die bijvoorbeeld een paar maanden in het buitenland zit, kan op afstand nog steeds taken doen. Juist daardoor kunnen ook studenten meedoen die normaal zouden afhaken.
Handig voor nu, lastig voor later
‘Toen ik net begon, dacht ik: wie is er nou allemaal bestuurslid?’ zegt Xander lachend. ‘Het zijn er ineens best veel.’ Maar dat heeft ook voordelen. ‘Je hebt altijd iemand die je kan aanspreken. Als je een vraag hebt tijdens een les, is er bijna altijd iemand van het bestuur in de buurt.’
Toch is het geen perfecte oplossing. Want tien bestuursleden op een vereniging van 140 mensen is veel. ‘Als je dit elk jaar doet, wordt het op een gegeven moment lastig,’ zegt Xander. ‘Je verliest elke keer tien mensen die al bestuur hebben gedaan, en die doen het meestal maar één keer.’ Voor grotere verenigingen ziet hij meer kansen: ‘Als je twee- of driehonderd leden hebt, kun je makkelijker elk jaar tien mensen vinden.’ Voor U Dance is het daarom vooral een tijdelijke oplossing.
Een probleem dat overal speelt
Wat bij U Dance gebeurt, speelt ook bij andere verenigingen: steeds minder studenten kiezen voor een bestuursjaar. Het kost veel tijd, energie en vaak ook geld, omdat werken naast de studie lastiger wordt. Volgens Marìt hoeft de oplossing niet ingewikkeld te zijn: ‘Het is niet alsof we hogere wiskunde hebben uitgevonden,’ zegt ze. Door functies flexibeler te maken en op te splitsen, wordt meedoen toegankelijker. Ze roept studenten daarom op om hun steentje bij te dragen: ‘Al is het maar iets kleins. Je leert er veel van en zo blijft een vereniging draaien.’
