Wie het jaarverslag van de Ombudsman leest, ziet dat sociale veiligheid aan de HU veel aandacht krijgt, en dat is ook nodig. En: de bezuinigingen werpen hun schaduw vooruit. Interview met Olga Hendriksen, een tikje ongeduldige Ombudsman die iedereen een goed gesprek gunt.
Sinds anderhalf jaar is Olga Hendriksen ombudsman voor de HU-medewerkers, en net als haar voorgangers doet ze dat als extern persoon, dus niet in vaste dienst. Ze is tevreden over die constructie, die helpt om neutraal te blijven. ‘Laatst was ik bij een congres waar ook een aantal HU-mensen van HR waren. Maar daar ga ik bewust niet de hele dag bij staan. Zoals ik ook niet naar borrels ga. Het lijkt me niet prettig als een medewerker mij ziet staan met de leidinggevende waar jij net een probleem mee hebt. LinkedIn-uitnodigingen van mensen binnen de HU laat ik trouwens ook lopen.’
Sinds dit schooljaar is ze officieel ook Ombudsman voor studenten, maar de laatste vragen van de Hogeschoolraad moeten daarover nog worden beantwoord. Daarom praat ze daar nu nog niet over, maar binnenkort juist wel. ‘Het is belangrijk dat studenten ons voor de juiste aangelegenheden weten te vinden.’
Voor medewerkers is die Ombudsman-rol al veel meer uitgekristalliseerd. Maar om die voor zichzelf scherp te krijgen, begon Hendriksen met een gang langs allerlei personen, diensten, raden en directeuren, ‘zodat iedereen goed naar mij doorverwijst’. En ze is blij met de EENHU-pagina waarin duidelijk wordt uitgelegd welke routes er zijn bij ongewenst gedrag, misstanden en integriteitsschendingen.
Onder de oppervlakte
Hendriksen typeert haar werk zelf als laagdrempelig. Medewerkers bellen of mailen haar met arbeidsgerelateerde vragen of zorgen. ‘Eerst help ik het probleem te duiden en ontwarren. Daarna probeer ik medewerkers eerst nog eens zelf het gesprek te laten aangaan. Als dit niets oplevert, voer ik een gesprek met de leidinggevende. Ik ben onpartijdig en doe ftotaan hoor en wederhoor. Daarna pendel ik vaak tussen partijen, soms leidt dit al tot een oplossing die voor beide partijen goed voelt. Lukt dit niet, dan kan een bemiddelingsgesprek volgen of adviseer ik in sommige gevallen een leidinggevende om het standpunt te heroverwegen. Daarnaast kan ik een onderzoek beginnen, als het bijvoorbeeld om een veelvoud van meldingen uit hetzelfde Instituut gaat. ‘
Met haar werk krijgt ze een goed beeld van wat er speelt onder de oppervlakte van de HU. Zo constateert ze in haar jaarverslag een duidelijke toename van meldingen over sociale onveiligheid. Ook merkt ze dat de aangekondigde bezuinigingen al effect hebben. ‘Vlak voor de zomervakantie had ik ineens een piek in klachten, net als bij de vertrouwenspersonen. Dat is logisch: in tijden van bezuinigingen voelen mensen zich kwetsbaarder. Die signalen geef ik door aan HR, ik zit regelmatig met de directeur om tafel.’
Ter nuancering: het aantal klachten is beperkt. In het afgelopen jaar legden 36 personen een kwestie formeel voor, waarbij het bij zes personen om dezelfde casus ging. Veertien meldingen gingen over sociale veiligheid. In eerdere jaren varieerde het aantal meldingen tussen de 29 en 74, met relatief meer klachten over aanstellingen en taaklast. ‘Daarover is nu meer en duidelijkere informatie te vinden’, constateert Hendriksen.
Kwetsbaar
Binnen de Vereniging van Ombudsmannen ziet ze dat de HU niet sterk afwijkt van andere hogescholen. Bovendien zijn cijfers altijd dubbel te interpreteren: veel meldingen kunnen wijzen op onveiligheid, maar ook op een cultuur waarin mensen durven te spreken.
En ze waarschuwt om niet alleen naar aantallen te kijken. ‘Wat mij opvalt, is dat relatief veel mensen wel iets melden, maar zich vervolgens niet veilig genoeg voelen om het door te zetten. Dat zegt ook iets over sociale veiligheid.’ En: ‘Blijkbaar is er nog een slag te maken in de aanspreekcultuur. Veel mensen vinden het spannend om een gesprek aan te gaan, zeker als hun positie onzeker is. Met bezuinigingen op komst voelen mensen zich al snel kwetsbaar.’
Als ze voorstelt om te bemiddelen, haken medewerkers soms af. ‘Dan moet ik mezelf kenbaar maken aan de andere kant en dat voelt kwetsbaar. Regelmatig zeggen mensen: “Dat vind ik te spannend. Dan ben ik bang dat ik mijn hoofd op het hakblok leg”.’
De bezuinigingen zorgen daarbij voor extra onrust, merkt Hendriksen. Ze krijgt nu ook kwesties over interne sollicitaties en tijdelijke uren (TTU’s) die worden geschrapt. ‘De regels zijn niet altijd voor iedereen helder. Mensen willen het goede doen, maar soms maken ze keuzes op basis van hoe het “altijd ging”. Dat werkt misschien als er genoeg geld is, maar niet als banen op het spel staan.’
Die signalen bespreekt ze regelmatig met HR. ‘Dan zeg ik: dit onderwerp komt nu vaak bij mij terug, misschien moet HR de procedures opnieuw onder de aandacht brengen bij leidinggevenden, want soms lijken ze onvoldoende bekend.’
Geen papieren tijger
De adviezen van de ombudsman zijn niet bindend, een probleem waarmee ombudsfunctionarissen vaker kampen. Maar Hendriksen heeft niet het gevoel dat haar rol vrijblijvend is. ‘Toen ik hier begon, heb ik gezegd: als ik een papieren tijger ben, ga ik weg. Daar pas ik voor.’
Het prettige van haar werk: ze kan aanwijzen waar haar adviezen gevolgen hebben. Zo is het aantal klachten over functiewaarderingen afgenomen nadat de informatievoorziening daarover is verbeterd. Ze heeft niet alleen korte lijnen met de HR-directeur en vertrouwenspersonen maar zit ook geregeld aan tafel bij collegelid Gerard van Assem. ‘Dat kan soms schuren, maar ik merk wel dat signalen serieus worden genomen. Binnen de HU maak ik impact omdat de HU wil leren en verbeteren. Op alle lagen wordt geluisterd naar mijn adviezen. En dat is niet vanzelfsprekend: in het verleden ben ik al eens opgestapt omdat er niets werd gedaan met aanbevelingen van mijn hand.’
In het meest recente jaarverslag komen zes klachten vanuit hetzelfde instituut. Het jaar daarvoor was ook al sprake van meerdere klachten vanuit één instituut. Hendriksen: ‘Cultuurveranderingen doorvoeren kost tijd. Daarom blijf ik bij ingezette veranderingen monitoren of de interventies effect hebben en of ze tot verandering op de werkvloer leiden. Daarnaast is mijn rol ook om kritisch te zijn; Hoe lang geef je de tijd om de cultuur te veranderen en wanneer moet je de ongemakkelijke conclusie trekken dat het niet gelukt is om tot de gewenste verandering te komen? Overigens zijn de laatste berichten over de ingezette cultuurverandering voorzichtig positief. En dat is natuurlijk waar we met zijn allen naar streven.’
Totaaloverzicht
Eenzelfde vasthoudendheid had ze bij een onderzoek aan de HU, uitgevoerd door Dantes Psychologie, een bureau dat is gespecialiseerd in sociale veiligheid. Dat kijkt vooral naar de structuur en inrichting ervan binnen de hele HU. Het rapport heeft een tijd op zich laten wachten maar binnenkort heeft Hendriksen een overleg hierover met de directeur van de HR-dienst.
‘En ik heb meer structureel contact met de vertrouwenspersonen. Het is belangrijk dat we zaken naar elkaar doorverwijzen. Datzelfde geldt ook voor de externe integriteitscommissie. We willen niet dat iedereen tegelijk met hetzelfde bezig is. En als ombuds wil ik een beetje een totaaloverzicht krijgen.’
Voldoening haalt ze uit zowel de kleine als de grotere successen. ‘Er was iemand die onterecht inkomen dreigde te verliezen door onduidelijkheid over een TTU (Tijdelijke Taakuitbreiding). Als je dan twee weken later hoort dat een besluit is herzien, is dat prettig.’
Goede gesprek
Soms botst haar doortastendheid met de realiteit van een grote organisatie. ‘Ik kom uit een commerciële wereld. Dan wil je tempo maken. Hier gaan processen soms trager.’
En naast alle zorgen over regels en structuren zou ze wensen dat het ‘aan de voorkant’ beter gaat, naast allerlei opvangmogelijkheden voor als het kwaad al is geschied. Terugkerend thema in haar werk is miscommunicatie. Veel conflicten ontstaan niet door kwade wil, maar doordat mensen elkaar niet meer verstaan. ‘Zodra gesprekken in de verwijtstand schieten, slaan mensen dicht.’ Ze stimuleert daarom om te spreken vanuit behoefte en gevoel, in plaats van beschuldiging.
Die vaardigheid is volgens haar allesbehalve vanzelfsprekend, ook niet bij hoogopgeleide professionals zoals veel docenten en medewerkers aan de HU. ‘Mensen vragen vaak niet door. Ze oordelen snel. Terwijl één open vraag een gesprek al volledig kan kantelen.’
Ideaal zou ze het vinden als die gespreksvaardigheden veel eerder en breder worden ontwikkeld binnen de organisatie. ‘Hoe mooi zou het zijn als we investeren in hoe je met elkaar praat, zodat we achteraf minder klachten krijgen?’
Zelfreflectie
Zowel medewerkers als leidinggevenden staan open voor die zelfreflectie. Daardoor is er ruimte om te leren en te groeien, zo omschrijft ze het zelf. Ook zelf staat ze open voor feedback. Lachend voegt ze toe: ‘Onlangs kreeg ik terug dat urgentie creëren iets anders is dan druk zetten. Dat laatste was niet mijn bedoeling, maar daar leer ik ook zelf van.’
Haar opdracht loopt in elk geval tot september 2026; daarna wordt bekeken of verlenging volgt. Voorlopig blijft ze doen waar ze in gelooft: luisteren, doorvragen en aandringen op het goede gesprek.
