De bezuinigingen bij HU Diensten lopen ten einde, medewerkers krijgen meer ruimte in een plattere organisatie en de studententevredenheid zal stijgen. Dat denkt Jan Bogerd, voorzitter van het college van bestuur van de HU. Maar ook is hij ‘ontdaan’ over de administratieve werkdruk en zag hij een verlies van ‘het juiste gevoel’ bij het college. Een uitgebreid interview over de lessen die hij trekt uit de onrust aan de HU.
> Zie ook het verhaal van Trajectum over de onrust aan de HU: hoe kon het zover komen?
Begin april verschenen twee artikelen in NRC over de Hogeschool Utrecht. Het ene ging over ‘mannen in pakken’ die binnen de HU een andere bedrijfscultuur hebben ingevoerd en over anonieme tips van vermeend frauduleus handelen. Het andere verhaal ging over de onvrede rondom de nieuwe huisvesting. Na die artikelen begon het college van bestuur aan ‘dialoogsessies’: drie weken toerden de collegeleden langs de faculteiten om te luisteren naar de problemen waar medewerkers en studenten tegenaan lopen.
Bedoeling is dat het college van bestuur na de sessies met een analyse komt en daarbij horende maatregelen. Collegevoorzitter Jan Bogerd blikt in een interview met Trajectum terug en vooruit.
Kwamen de artikelen in NRC voor jou als een donderslag bij heldere hemel?
‘Nee, wij wisten al zo’n tweeënhalve maand dat NRC een onderzoek deed naar Hogeschool Utrecht, naar aanleiding van een aantal meldingen dat bij hen binnenkwam van (ex-)medewerkers.’
De signalen die daarin werden afgegeven, waren ook niet onbekend?
‘We zitten sinds twee jaar in een verandertraject en dat vraagt veel van een organisatie. Tijdens dat traject kregen we signalen van onrust en van die signalen hebben we rapportages. We probeerden in dit traject een afweging te maken van wat een organisatie aankan, qua tempo en samenhang. Dat dit spannend zou zijn, wisten we. Tijdens een bijeenkomst van de personeelsraad eind 2014 leek de onrust binnen HU Diensten ook best fors te zijn.
We wisten dus dat dit speelde. Tegelijkertijd dachten we ook dat de spanning geleidelijk aan afnam.’
Waaruit bleek dat?
‘Het ziekteverzuim daalde bijvoorbeeld, de ombudsman kreeg minder medewerkers met klachten binnen. Daardoor ontstond dat beeld bij ons.’
En dan blijkt het toch anders te liggen?
‘Als zo’n artikel verschijnt, en dat is niet voor niets, is er toch iets meer aan de hand. Daarom hebben we als college direct na de publicaties dialoogsessies georganiseerd, waarin me een aantal dingen verraste.
Een van de dingen waar ik het meest van ontdaan was, is de manier waarop mensen hun onderwijsprogramma’s in systemen als ACO en Xedule moeten invoeren. Dat blijkt bijna een onmogelijke opgave te zijn en toch vertellen medewerkers dat met een constructieve houding. Best bizar dat mensen met hart en ziel voor het onderwijs in een situatie terechtgekomen zijn, die je eigenlijk niet van mensen kunt vragen. Ze worden naast hun werk zo geconfronteerd met deadlines van systeemimplementatie, de druk die erop zit, de geringe ondersteuning die hierbij voor hen voor handen is. Er wordt een enorm appel op mensen gedaan. Dat komt binnen en dat heeft ons niet eerder op die manier bereikt.
Het was natuurlijk heel vervelend hoe we in NRC werden neergezet, het is slecht voor onze reputatie en dat mensen de weg van de publicatie moesten kiezen in plaats van de weg binnen de hogeschool te vinden. Maar aan de andere kant ben ik ook blij dat het gebeurd is, want ik merk nu dat mensen zich hierdoor gesterkt voelen en zich gemakkelijker naar ons toe uiten.’
Maar waarom kregen medewerkers, ombudsman en hogeschoolraad geen gehoor, terwijl ze ook signalen afgaven voor de NRC-publicatie?
‘Ja, je kunt je afvragen of een aantal mechanismes binnen de organisatie voldoende werkt. Het is goed dat we vertrouwenspersonen en ombudsmannen hebben, maar er werd nooit op casusniveau met ons overlegd. Er werd generiek aan het college gerapporteerd, omdat het volgens interne afspraken niet is toegestaan om specifieke zaken met ons te delen, in verband met de vertrouwelijkheid. Maar daarmee verlies je ook informatie en intensiteit en daardoor het juiste gevoel.
We merken dat het in de dialoogsessies vooral over de huisvestingsproblematiek en de incapabele systemen gaat waar mensen tegenaan lopen, en niet zozeer over de angstcultuur. De administratieve last en werkdruk die hieruit voortvloeien, komen aan de orde. Dat zijn veel dominantere thema’s geworden.’
Is de ‘verstikkende sfeer’, zoals NRC het noemt, hiermee voorbij?
‘Nee, maar het verbetert. Die angst heeft ook te maken met baanonzekerheid. Bij een aantal instituten met een kleinere instroom van studenten was een aantal docenten niet zeker van hun baan. Maar we zitten aan het einde van de rit, er gaan meer middelen naar het onderwijs en de bezuinigingen bij HU Diensten zijn vrijwel voltooid.’
De dialoogsessies zijn afgerond. Wat leverde dat op?
‘We hebben een aantal punten vastgesteld, waarmee we aan de slag gaan: De onderwijslogistieke systemen en de daarbij horende administratieve werklast voor docenten; de gevolgen en effecten die de verhuizing voor mensen heeft; de onthechting (vooral een aantal medewerkers van HU Diensten heeft door de ontvlechting geen thuisbasis meer); het naast elkaar werken in plaats van met elkaar; de topsturing die mensen negatief ervaren; de interne communicatie, met informatie die plotsklaps naar beneden komt en hoe lager die komt hoe meer die als een decreet wordt afgegeven; en de vermeende integriteitskwesties.
Om met dat laatste te beginnen: integriteit moet in onze organisatie boven alles verheven zijn. Als je je integriteit verliest, dan verlies je het vertrouwen in de waarde van het diploma dat je afgeeft en daarmee het bestaansrecht van de organisatie. Als daarvan sprake is in die richting, laten wij dat altijd onderzoeken. In deze kwestie zijn daarvoor geen bewijzen gevonden.’
Was het niet beter een onderzoek te laten doen door iemand van buiten de organisatie in plaats van de afdeling Corporate Control van de HU?
‘Als het nodig is, dan doen we dat. Er loopt op dit moment een onderzoek door Forensic Services van accountskantoor PwC naar aanleiding van hetgeen NRC met ons besproken heeft.’
Wat onderzoeken ze dan?
‘De accountant doet eigen onderzoek op basis van eerder onderzoek dat Corporate Control heeft uitgevoerd naar aanleiding van de signalen die binnenkwamen. Het gaat om eigen onafhankelijk onderzoek zodat het een oordeel kan vormen in het kader van de controle van de jaarstukken.’
Het college heeft een analyse gemaakt op basis van de sessies. Wat merken medewerkers op korte termijn?
‘Op het gebied van herhuisvesting krijgen managers en medewerkers meer ruimte om een aantal noodzakelijke aanpassingen te doen.
Mensen die zich onthecht voelen, moeten op korte termijn een plek krijgen en weten wie hun leidinggevende is. Dat is op dit moment misschien wel belangrijker dan een professionaliseringstraject.
De administratieve lastenverlichting van docenten moet direct aangepakt worden en bijgesteld. We hebben daarvoor een half miljoen euro beschikbaar gesteld. Mensen kunnen met klachten en ideeën terecht bij een ‘klachtenlijn’ die is geopend.’
Betekent dat bijvoorbeeld dat medewerkers en studenten niet langer in dezelfde ruimte werken?
‘Vul alles niet zo rigide in, is mijn devies. Kijk waar ruimte zit en probeer op een creatieve manier invulling te geven aan de ruimte die je hebt. De organisatie moet platter, medewerkers- en docententeams moeten veel meer verantwoordelijkheid krijgen.’
Dat zei de commissie-Gispen ook al zes jaar geleden, in haar rapport over de stroperigheid binnen de HU.
‘Ja, daar hebben we iets laten liggen en dat mag je het college van bestuur verwijten. De uitgangspunten van de organisatieontwikkeling zoals Gispen die had geformuleerd, werden opgepakt door Huib de Jong, maar dat is met zijn vertrek (in maart 2013, red.) stilgevallen.
Bij mijn aantreden als voorzitter zijn het de eerste dingen die ik heb opgepakt. In oktober hebben collegelid Anton Franken en ik met een brief de lijn helder gemaakt. De facultaire laag wordt opgeheven, de teams krijgen een belangrijkere rol en de wendbaarheid gaat toenemen. Daar ligt de oplossing voor de toekomst.
Om dit voor elkaar te krijgen en te zorgen dat het niet weer uit elkaar vliegt moet je een stevig fundament hebben van eenduidige processen en systemen. Daarom is het van groot belang, dat we die onderwijs logistieke processen goed implementeren.
Door die pijn moeten we nu heen. Jarenlang was het credo: “We doen alles decentraal, tenzij”. Dat zijn we nu aan het harmoniseren, zodat we het liefst per 1 januari 2017 de organisatie kunnen “verplatten”, dat wil zeggen: minder lagen en minder managers.’
Medewerkers zeggen dat ze deze weg heel goed snappen, alleen is er minder begrip voor de wijze waarop de route wordt gelopen.
‘We hebben in de afgelopen jaren veel pogingen gedaan, met onvoldoende succes. Het lukte niet om met elkaar te bezuinigen en te harmoniseren. Eind 2013, begin 2014 vonden we als college dat we iets moesten forceren, omdat we aanzienlijk achterliepen op de geplande bezuiniging. De gekozen aanpak werkte niet. Ook de raad van toezicht werd ongeduldig en vroeg om stringentere maatregelen. Daarom is er gekozen voor een manier van aansturing die we binnen de HU niet zo gewend waren.
Daar zitten voordelen aan, er worden meters gemaakt, maar ook nadelen. Daar waren we ons van bewust. Het was een tijdelijke situatie, een aansturing die alleen gewenst is in een transitie. Dus we stoppen met het changemanagement op het moment dat dat gerealiseerd is.
Zo zal er per 1 januari, wanneer de formele besluitvorming daarover heeft plaatsgevonden, geen transitie-directie HU Diensten meer zijn.’
Hoe ga je de organisatie weer verbinden?
‘Als de systemen en processen goed werken, is er weer meer ruimte voor maatwerk op de plekken waar het noodzakelijk is.
We gaan de mensen bij elkaar brengen en gezamenlijk oplossingen bedenken. Onderwijs en ondersteuning zetten we bij elkaar met heldere mandaten en kaders die we hebben vastgesteld. Kom met ideeën en los het op, dan komen we er wel uit.
Als de systemen kloppen kunnen we met veel minder overhead meer kwaliteit leveren. We zijn jaren koploper overheadkosten in hoger onderwijsland geweest, om je kapot te schamen. We zijn nu eindelijk na de fusie van twintig jaar geleden de systemen kloppend aan het maken. Dat kan niet zonder fundamentele herzieningen. Andere ondersteuning en dienstverlening, andere huisvesting, een andere manier van organiseren en modern, innovatief onderwijs.’
Begrijp je ook dat mensen minder begrip hebben voor de wijze waarop het harmoniseren tot stand werd gebracht?
‘Ik zat twee weken geleden bij een dialoogsessie, daar zat iemand die al vier jaar in onzekerheid zat vanwege de bezuinigingen. We hebben destijds die keuze gemaakt en dat zou ik weer doen: de weg van de geleidelijkheid kiezen, de weg van het natuurlijk verloop en daarbinnen gerichter werken aan kwaliteit.
Nadeel hiervan is dat je mensen lang in onzekerheid laat zitten. Dat is niet goed geweest.
Spijt heb ik van de eerste reactie op het NRC-artikel. Hierin stond dat we ons niet herkenden in het artikel. Dat sloeg op de aantijgingen over integriteit binnen de HU. We zijn daarbij voorbijgegaan aan het sentiment dat daaronder ligt. Noem het communicatieve onervarenheid, maar in ieder geval was dat niet handig.’
Zijn er eerst reparatiewerkzaamheden nodig voor je verder kunt?
‘Ik weet niet of reparatie het juiste woord is, maar verticale aansturing kan echt niet meer, dat past niet in onze tijd.
We zitten met een hele samenleving in een verticale reflex. Naar aanleiding van het NRC-artikel worden er Kamervragen gesteld, hangt de inspectie aan de lijn. De controle vanuit Den Haag is enorm, de inspectie moet van de hoed en de rand weten.
Als organisatie zijn we heel druk met rapportages en verantwoording in plaats van ons bezig te houden met onze legitimering: waarom zijn we er en voor wie? Daar moeten we ons op focussen. Docententeams moeten voortdurend in gesprek kunnen zijn met studenten en het werkveld.’
Een aantal docenten meent dat je onderwijshart heeft plaatsgemaakt voor dat van de rekenmeester. Hoe ga je dat vertrouwen weer herstellen?
‘Dat vind ik heel erg. Ik snap dat mensen het gevoel hebben dat het hier alleen gaat om bezuinigen en huisvesting. Ik ben hier niet om mezelf populair te maken, maar om het onderwijs binnen deze instelling voor eens en voor altijd goed neer te zetten en ruimte te maken voor meer docenten. Daar zit ook mijn irritatie en frustratie: de hogeschool is in die jaren wel gegroeid naar een koploper overhead, dat kan gewoon niet. Ik werk al jaren bij de HU in verschillende functies en heb me altijd hard gemaakt om geld te besteden aan het onderwijs. Niet voor niets is de organisatie de laatste jaren van drie naar één faculteitsdirecteur gegaan en ook die functie zal per 1 januari 2017 verdwijnen.
Maar niet alles gaat slecht hier. Ik durf te voorspellen, dat de studenttevredenheid ook dit jaar weer een stijgende lijn zal vertonen.’
Hoort bij de plattere organisatie die jij voor ogen hebt, ook een podium voor ‘kritische vrienden’?
‘Ze zeggen weleens: Never waste a good crisis. De dialoogsessies in de afgelopen weken heeft ons zoveel opgeleverd, dat we besloten hebben daarmee door te gaan, maar in een iets lagere frequentie. Tot de zomer houden we twee keer per week een sessie voor iedereen die wil en daarna beraden we ons opnieuw over de frequentie. De afstand tussen college en medewerkers is te groot geweest. We gaan bezig met een verplatte organisatie, maar die heb je niet al morgen voor elkaar. In dat traject willen we meer zichtbaar en aanwezig zijn en uit de eerste hand horen wat er speelt.
De les die ik van de NRC-casus heb geleerd, is meer oor te hebben voor de mensen in de organisatie en er dichter op te zitten.’
Journalistiekdocent Chris van der Heijden solliciteerde een paar weken geleden voor de portefeuille van ‘lastpak’ binnen het college. Hebben jullie het sollicitatiegesprek al gevoerd?
‘Volgens mij heeft Chris zichzelf al benoemd. Veel medewerkers voelen zich door zijn uitlatingen in NRC gesterkt en uiten zich gemakkelijker, doordat hij z’n nek heeft uitgestoken. Volgens mij is dat op dit moment de belangrijkste opbrengst die hij kan realiseren. We willen graag verder gaan op deze weg, laten mensen zich met naam en toenaam melden als er iets is.’
Wanneer is de HU weer een gelukkige organisatie?
‘Dat is een moeilijke vraag. Ik heb geen glazen bol en weet niet hoe diep de pijn zit. Het hangt er ook vanaf in hoeverre we in staat zijn om over de gebeurtenissen van afgelopen jaren heen te stappen. Vertrouwen en geloof in perspectief spelen daarin een rol. Als we dat hebben, denk ik dat er snel resultaten zichtbaar worden.
Ik ben optimistisch over de toekomst en werk me drie slagen in het rond om dit te bewerkstelligen. De hogeschool is voor mij meer dan werk. Ik voel me er diep verbonden mee. Ik liep hier ooit rond als student, als docent, als leidinggevende en nu als voorzitter. Als ik in die dialoogsessies mensen hoor praten, ben ik geroerd door hun drijfveren en hun verbondenheid om jonge mensen op te leiden. Daar ligt ook mijn verbinding.’
- Zie ook het verhaal van Trajectum over de onrust aan de HU: hoe kon het zover komen?
