Trajectum heeft access all area’s en neemt een kijkje achter de schermen van de hogeschool. Deze aflevering: DEEL 3, het Studie-informatiecentrum van de HU.
Als je voor het eerst live contact maakt met Hogeschool Utrecht, is het goed mogelijk dat je iemand van voorlichting hebt gesproken. Het telefoonnummer staat immers prominent op de site. Of als je ooit een folder hebt aangevraagd, dan is die verstuurd vanuit deze plek.
Het Studie-informatiecentrum bestaat sinds 1992 en werd aanvankelijk opgezet om informeren over de technische opleidingen van de hogeschool. Jos Heger, is er vanaf het begin bij. De voormalig verpleegster vertelt dat ze in een piepkleine kamer aan een bureau met drie telefoons en een computer is begonnen. Nu, achttien jaar later, heeft de afdeling zich uitgebreid en telt acht vaste voorlichters die HU-brede informatie over alle studies en cursussen geven. Het centrum huist in de faculteit Economie en Management in De Uithof en is vijf dagen in de week, van 9.00 tot 17.00 uur, telefonisch beschikbaar. Ook in de vakanties. Jos: ‘Juist tijdens de vakanties, want dan gaan mensen zich oriënteren.’
Een work-a-holic is iemand die verslaafd is aan werken. Jos vertoont die symptomen. Niet alleen praat ze enthousiast en gedetailleerd over haar werkzaamheden. Ze is een wandelende studiegids die iedere dag stipt om kwart over zeven op haar werkplek zit. Want dan heeft ze nog een uurtje voor zichzelf, in alle rust, voordat de rest begint.
Als Jos het over de medewerkers heeft, praat ze over ‘haar meiden’. Een gezellige vrouwenclub. ‘De sfeer is los, maar er gelden wel een aantal regels.’ De coördinator houdt van een strakke structuur en hanteert een strikt rooster op de afdeling. Daarin staat dat de medewerkers stipt om half negen inklokken. ‘Tot negen uur worden de rotklusjes opgeknapt’, legt ze uit. ‘Zoals de stickers opplakken, brochures versturen en aanvullen. Dat is bijna lopendebandwerk, maar moet wel gedaan worden.’ Ze vermoedt dat ‘haar meiden’ het eerste half uur van de dag verschrikkelijk vinden. ‘Maar als je er meteen mee begint, hoef je er de rest van de dag niet meer aan te denken’, luidt haar filosofie.
Anneliek
Inderdaad, stipt om half negen staan Anneliek en Carla aan de folderkast in hoog tempo een halve meter post (zo’n 300 brieven) te verwerken. ‘Noem het alsjeblieft geen rotklusje, Jos. Anders ga ik het ook met tegenzin doen’, zegt Barbara. Haar rotklusje van vandaag? Het plakken van de stickers op enveloppen. Een taak die iedere dag rouleert.
Rond negen uur komen de eerste telefoontjes binnen. Die worden beantwoord op de eerste lijn, door degene die die dag eerstelijnsdienst heeft. De volgende telefoontjes worden behandeld op een tweede en derde lijn. De rest gaat in de wacht.
Anneliek heeft ’s ochtends eerste lijndienst. Ze vertelt dat ze er naar streeft om ieder telefoontje na drie keer overgaan te beantwoorden. De vragen variëren van het bestellen van een informatiebrochure tot een ‘waar kan ik me ziek melden?’ of ‘ik kan mijn lokaal niet vinden’. Dergelijke vragen worden doorverbonden naar de facilitaire dienst.
De vragen variëren per periode. Zo was het vorige week een drukke week omdat het net voor februari was en er nog makkelijk van studie geswitcht kon worden. ‘Binnenkort is er open dag, dus is het ook extra druk.’
Jos (l) en Carla (r)
Carla handelt ondertussen de mailtjes af. Naast haar, een grote stapel papier, waarop ze af en toe een krul zet. Jos legt uit dat ze alle mailtjes – en dat zijn er honderdvijftig per dag – uitdraaien. ‘En als je over bomen begint, doe ik je wat! Het uitprinten van mailtjes geeft overzicht. Het staat zwart op wit, zo hou je er grip op en voorkom je dubbel werk. Is er een aanvraag is afgehandeld, dan wordt er een krul opgezet.’ En dat werkt, volgens Jos. ‘Als je ons mailt heb je meestal binnen een dag antwoord. Drie dagen is echt de absolute max.’
Jos
In principe heeft niemand een vaste werkplek, behalve Jos zelf in een aparte overlegkamer een paar deuren verder, met groot bureau en overlegtafels. Maar afgezonderd, vindt ze saai. Daarom zit ze steevast aan het bureau op de afdeling zelf. En die plek heeft ze vandaag opgeruimd, maar niemand heeft het opgemerkt.
De meiden hebben allemaal een eigen stoel en een vaste lade. Zo kunnen ze op iedere flexplek aanschuiven. De medewerkers rouleren ook per dagdeel van plek. Zo zit een voorlichter nooit de hele dag op de eerste lijn. Maar bijvoorbeeld ook een middag aan de andere kant van de gang. Daar is het informatiecentrum voor bezoekers, een ruimere kamer met brochurekasten aan de wanden.
Het zijn scholieren en ouders die het meeste gebruik maken van de informatiedienst, en professionals voor de cursussen. De aard van de vragen heeft veel te maken met trends en besluitvorming van het kabinet. ‘Als er in de krant staat dat er bijvoorbeeld lerarenbeurzen vrij komen, dan krijgen we geheid de volgende dag aanvragen voor brochures van de faculteit Educatie’, zegt Jos
Het Studie-informatiecentrumteam staat ook op beurzen en bezoekt scholen in de regio. Vanavond geeft Ria samen met collega Florence voorlichting op een middelbare school in Houten. ‘Het is interessant om met scholieren in contact te blijven’, vindt Carla. ‘Je bent dan direct bezig om mensen te helpen.’
Zo rond het middaguur bij de wisseling van de wacht, de meiden wisselen van bureau en er ontstaat een stoelendans van bureauzitjes rollend over de gang. In het bezoekerscentrum zit Carla achter de chat, een tamelijk nieuwe dienst van het centrum. Ze merkt dat vooral jongeren dit prettig vinden. ‘De drempel om info te vragen over de chat lijkt lager.’ Al kleeft hier volgens Anneliek wel een nadeel aan. ‘Ze stellen brutalere vragen, zijn persoonlijker en denken ook vaak dat wij nog studenten zijn.’ ‘Of robots’, grinnikt Carla.
Om bij te blijven hebben de medewerkers ieder contact met accountmanagers van de verschillende opleidingen. Die praten ze bij als er een nieuwe studie bijkomt. ‘Dat is de enige bijscholing. Nee, geen telefooncursus of iets dergelijks. Dat voorlichten zit in je of niet’, zegt Jos. Maar let op: de werkzaamheden beperken zich uitsluitend tot het informatie verstrekken. Voor advies verwijzen ze door naar het studievoorlichtingscentrum van de HU en de UU.
Inmiddels is Ria op de eerste lijn gewisseld. Wanneer in gebeld wordt, praat iedereen op een gedemptere toon. ‘Wat je diploma precies waard is?’, horen we Ria de vraag bevestigen. ‘Ah, ja… Oh, die opleiding bestaat niet meer onder die naam. Iets vergelijkbaars.’ Jos fluistert ‘psst… Ria, volgens mij heeft ze het over een post hbo opleiding die in jaren ’90 is opgezet.’ En inderdaad. ‘Kijk, ik werk hier niet voor niks al achttien jaar. Er is geen opleiding die ik niet ken’, zegt Jos als Ria heeft opgehangen.
Wat als zij ooit weg gaat of alle kennis dan wegvalt? Jos, betwijfelt het. ‘Ik heb ze zo bijgespijkerd, die meiden weten straks evenveel. Dit klinkt misschien opschepperig, maar ik durf te wedden dat onze afdeling het meeste over de hogeschool weet.’
DE 5 MEEST GESTELDE VRAGEN OP EEN RIJ:
Wat is het verschil tussen bachelor en master?
Antwoord: een bachelortitel behaal je na een vierjarige opleiding aan een hogeschool of na drie jaar aan de Universiteit. De een of twee jaar die je vervolgens doorstudeert noem je master. Deze titel wordt zowel in het hbo als aan de universiteit uitgeschreven.
Waar kan ik me inschrijven?
Antwoord: dit gebeurt via Bureau Inschrijving. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het inschrijven en uitschrijven van studenten bij Hogeschool Utrecht, het innen van het collegegeld en het verstrekken van collegekaarten. Je schrijft je in via Studielink en ontvangt dan automatisch bericht van de hogeschool.
Wat zijn de toelatingseisen?
Antwoord: die verschillen per opleiding. De meeste bacheloropleidingen kun je volgen met minimal een havo- of mbo 4 diploma. Let op, voor sommige opleidingen als fysiotherapie en journalistiek geldt een numerus fixus.
