Minder directeuren, minder bureaucratie en meer vertrouwen tussen elkaar. Dat zijn enkele opvallende conclusies uit de organisatiescan van adviesbureau Boer & Croon. De onderzoekers zien een HU met betrokken medewerkers en veel goede plannen, maar ook een hogeschool die moeite heeft om keuzes te maken en die plannen daadwerkelijk uit te voeren. Hun belangrijkste advies: breng het aantal instituten flink terug.
Hoe Hogeschool Utrecht er de komende jaren uit gaat zien, staat nog niet vast. Maar het adviesrapport van Boer & Croon geeft het college van bestuur wel een flinke lijst met verbeterpunten mee. De onderzoekers namen de HU onder de loep en concluderen dat een flinke omslag nodig is om de ambities uit het nieuwe Instellingsplan waar te maken.
In het voorjaar gaf het college opdracht voor de zogenoemde organisatiescan. Boer & Croon onderzocht hoe goed de huidige organisatie aansluit bij de ambities van het nieuwe instellingsplan. Het college had eerder al gereageerd op de belangrijkste bevindingen. Sinds vrijdag is het volledige rapport beschikbaar voor medewerkers op EENHU.
De papieren realiteit
Voor het onderzoek voerde Boer & Croon in twee maanden tijd 27 interviews met in totaal 75 mensen. Ook waren er drie workshops met ongeveer vijftig deelnemers. De onderzoekers legden onder meer het nieuwe instellingsplan voor aan de medewerkers.
In dat plan zegt het college van bestuur scherper te willen kiezen. Maar volgens de geïnterviewden staat die ambitie nog behoorlijk ver af van de dagelijkse praktijk. ‘Alles is belangrijk, daardoor is niets belangrijk’, zeggen medewerkers bijvoorbeeld. Ook hoorden de onderzoekers dat de HU ‘niet durft om dingen te stoppen’ en ‘niet durft bewust pijn te pakken’.
De HU is volgens Boer & Croon goed in het bedenken van plannen. Het probleem begint daarna. Medewerkers vertellen dat een nieuw plan zich alweer aandient voordat het vorige is uitgevoerd, afgerond of zelfs maar goed is verwerkt. Zo stapelen plannen, programma’s en beleidsstukken zich op.
Dat maakt het voor medewerkers niet altijd duidelijk waar een plan vandaan komt en waar het naartoe moet. In het rapport staat het als volgt: ‘Het Instellingsplan, agenda’s, managementplannen, programma’s en ander beleid. De onderlinge relatie tussen deze stukken is niet altijd goed te volgen. Wat volgt op wat, met welk doel, en hoe draagt het bij aan de strategische doelen?’
De conclusie van de onderzoekers is stevig: ‘De papieren werkelijkheid is binnen de HU vaak beter op orde dan de uitvoeringspraktijk.’
Veel autonomie, weinig vertrouwen
Een tweede pijnpunt is de manier waarop medewerkers met elkaar samenwerken. De HU-medewerkers hebben volgens de onderzoekers een grote mate van autonomie. Dat heeft voordelen: medewerkers kunnen hun expertise en professionaliteit goed inzetten.
Er zit ook een keerzijde aan. Medewerkers kijken volgens Boer & Croon vaak vooral vanuit hun eigen vakgebied, team of afdeling. Het HU-brede belang raakt daardoor op de achtergrond, terwijl het college juist meer verbinding tussen onderdelen van de hogeschool wil.
Ook elkaar aanspreken blijkt lastig. Medewerkers vinden dat volgens de onderzoekers vaak ‘spannend’. Dat patroon zien de onderzoekers terug in verschillende onderdelen en lagen van de organisatie.
Daarmee raakt de scan aan een fundamenteler probleem: vertrouwen. Kritische vragen zouden volgens Boer & Croon onderdeel moeten zijn van een professionele organisatie, maar krijgen binnen de HU volgens geïnterviewden geregeld het karakter van controle of oordeel.
Ook zelfreflectie kan beter. Geïnterviewden kunnen volgens de onderzoekers goed benoemen wat anderen anders zouden moeten doen, maar vinden het lastiger om te vertellen wat ze zelf anders kunnen doen. Vooral bij managers viel dat op.
Te veel directeuren
Ook de organisatiestructuur krijgt kritiek. De HU telt momenteel 19 instituten, zeven diensten en vier kenniscentra. Dat betekent volgens de onderzoekers een te grote bestuurlijke toplaag, van 33 (inclusief het cvb).
Tussen die directeuren wordt volgens Boer & Croon maar ‘matig’ samengewerkt. Ook nemen zij volgens de onderzoekers nog weinig gezamenlijk verantwoordelijkheid voor HU-brede ambities. De oplossing die het adviesbureau aandraagt: minder directeuren en dus minder instituten.
Boer & Croon werkt daarvoor verschillende scenario’s uit, van relatief beperkt tot ingrijpend. Het advies is om juist één van de twee meest vergaande varianten serieus te overwegen. In het ene scenario gaat de HU van 19 naar vier tot acht instituten. In het meest ingrijpende scenario gaat de organisatie helemaal terug naar de tekentafel en wordt de inrichting fundamenteel herzien.
In dat laatste geval kijkt het college niet alleen opnieuw naar de instituten, maar ook naar de diensten en kenniscentra. Daarmee raakt de herinrichting dus de hele organisatie.
Minder loketten
Minder instituten moeten volgens Boer & Croon zorgen voor meer samenwerking. Grotere instituten en minder directeuren maken het volgens de onderzoekers logischer om gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen.
Ook voor de buitenwereld moet de HU overzichtelijker worden. ‘Bovendien ervaart de buitenwereld de HU momenteel als een onoverzichtelijke verzameling loketten’, schrijven de onderzoekers.
De herinrichting kan bovendien helpen om de hoeveelheid plannen terug te brengen. Niet ieder onderdeel hoeft zijn eigen koers, programma of agenda te hebben.
Maar eenvoudig wordt het niet. Boer & Croon waarschuwt dat de veranderingen onrust kunnen veroorzaken. ‘Reorganisaties zijn doorgaans impopulair’, staat in het rapport. De voorgestelde veranderingen zullen volgens de onderzoekers ‘op zijn minst controversieel’ zijn.
Duidelijker kiezen
Naast het veranderen van de organisatiestructuur adviseren de onderzoekers het college daarom vooral om duidelijker leiding te geven. Er is volgens hen een cultuuromslag nodig waarin mensen meer samenwerken en waarin keuzes ook daadwerkelijk worden doorgezet.
Daarvoor zijn volgens het rapport sterkere leiders nodig. ‘Van leidinggevenden mag worden verwacht dat zij richting bieden, keuzes expliciteren, prioriteiten stellen en consequent sturen op voortgang en resultaat.’
Ook het college van bestuur moet daarin het goede voorbeeld geven. Het moet duidelijker zijn in welke ambities uit het Instellingsplan niet vrijblijvend zijn en daar vervolgens consequent op sturen.
De eerste concrete stap volgt binnenkort. Half oktober wil het college van bestuur een plan voor de herinrichting voorleggen aan de Hogeschoolraad. Dan wordt duidelijk welke onderdelen van het advies ze daadwerkelijk willen overnemen.
