Een grote ergernis onder studenten: lokalen zijn gereserveerd, maar niemand maakt er gebruik van. Studenten van de minor Big Data & Social Media bedachten een oplossing.
Je zoekt met een groepje studenten een beschikbaar lokaal maar alle ruimtes zijn gereserveerd. Jammer, maar pas echt vervelend als een ruimte alsnog de hele tijd leeg blijft. Dat komt omdat degene die de ruimte heeft gereserveerd, is vergeten om te cancelen. Met jouw groepje moet je alsnog genoegen nemen met een plekje in de kantine.
De hogeschool biedt met de ingebruikname van de nieuwbouw (en de verbouwde panden) minder vierkante meters onderwijsruimtes. Daarom moet het ruimtegebruik verbeteren, zo is het plan. Lokalen moeten van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds begin van de avond beschikbaar zijn en ook nog voor minimaal zestig procent bezet. Maar dat lijkt in de praktijk tegen te vallen.
Onbenut
De bezettingsgraad aan de Heidelberglaan 7 en Heidelberglaan 15 ligt net onder de zestig procent, terwijl de panden aan de Padualaan net boven de norm uitkomen. Maar volgens een inventarisatie van de hogeschool blijft zo’n 15 tot 20 procent van de gereserveerde ruimtes onbenut. Dat haalt het gemiddelde percentage flink omlaag: de bezettingsgraad bij de Heidelberglaan 15 bijvoorbeeld blijkt steken op vijftig of zelfs iets minder.
Om hieraan een einde te maken, bedachten de vijf studenten Communication & Multimedia Design (CMD) en Technische Bedrijfskunde het afgelopen jaar een ingenieus plan. Zij maakten van de beschikbare big data een prototype van een verbeterd ruimtereserveringssysteem, onder de naam Be Smart.
Annuleren
Om te beginnen moet het annuleren makkelijk worden. Niet meer via ruimtereserveren.hu.nl, want dat is omslachtig en wordt daarom vaak niet gedaan. Het werkt beter als het direct via de Outlook-agenda kan, dat is een veel makkelijker manier. Dat scheelt al gauw heel veel lokalen die beschikbaar komen.
Ook de mededeling dat een gewenst lokaal niet beschikbaar is, komt nogal star over. ‘In ons systeem krijg je alternatieven aangeboden’, zegt Jeroen van de Water, derdejaars CMD. Mocht een bepaald lokaal niet voorhanden zijn, dan biedt het systeem een alternatief, bijvoorbeeld de optie dat een half uur later een ruimte vrijkomt, of anders een lokaal in een ander gebouw.
Sensoren
Wie een lokaal reserveert en na een kwartier na aanvang niet verschijnt, raakt in het systeem het recht op gebruik kwijt. Een andere student of medewerker die incheckt in een kastje in het lokaal mag het dan gebruikten. Daarnaast zorgen slimme sensoren voor een mail naar de persoon die heeft gereserveerd, als er een kwartier na aanvang nog niemand in het lokaal is verschenen. Dan kan hij zeggen dat hij er alsnog aan komt of dat het vrijkomt, zodat een ander er gebruik van kan maken.
‘Dit is slechts een idee en geen uitgewerkt plan’, zegt Jeroen. Het ontwerp trok al veel bekijks, van examencommissies tot opleidingsdirecteuren. ‘We hebben leren programmeren. We weten wat er mogelijk is. Maar we hebben niet zelf de kennis om het te kunnen bouwen.’
De HU wil zelf het reserveringssysteem verbeteren, misschien is dit de aanzet hiertoe.
