Ergernis: lokalen gereserveerd, maar ze blijven leeg staan

Studenten van de minor Big Data & Social Media bedachten slimme oplossingen, zodat er meer lokalen beschikbaar zijn voor studenten en medewerkers.

Studenten vinden ruimte (Padualaal 99, Foto: Femke van den Heuvel)

Een grote ergernis onder studenten: lokalen zijn gereserveerd, maar niemand maakt er gebruik van. Studenten van de minor Big Data & Social Media bedachten een oplossing.

Je zoekt met een groepje studenten een beschikbaar lokaal maar alle ruimtes zijn gereserveerd. Jammer, maar pas echt vervelend als een ruimte alsnog de hele tijd leeg blijft. Dat komt omdat degene die de ruimte heeft gereserveerd, is vergeten om te cancelen. Met jouw groepje moet je alsnog genoegen nemen met een plekje in de kantine.

De hogeschool biedt met de ingebruikname van de nieuwbouw (en de verbouwde panden) minder vierkante meters onderwijsruimtes. Daarom moet het ruimtegebruik verbeteren, zo is het plan. Lokalen moeten van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds begin van de avond beschikbaar zijn en ook nog voor minimaal zestig procent bezet. Maar dat lijkt in de praktijk tegen te vallen.

Onbenut

De bezettingsgraad aan de Heidelberglaan 7 en Heidelberglaan 15 ligt net onder de zestig procent, terwijl de panden aan de Padualaan net boven de norm uitkomen. Maar volgens een inventarisatie van de hogeschool blijft zo’n 15 tot 20 procent van de gereserveerde ruimtes onbenut. Dat haalt het gemiddelde percentage flink omlaag: de bezettingsgraad bij de Heidelberglaan 15 bijvoorbeeld blijkt steken op vijftig of zelfs iets minder.

Om hieraan een einde te maken, bedachten de vijf studenten Communication & Multimedia Design (CMD) en Technische Bedrijfskunde het afgelopen jaar een ingenieus plan. Zij maakten van de beschikbare big data een prototype van een verbeterd ruimtereserveringssysteem, onder de naam Be Smart.

Annuleren

Om te beginnen moet het annuleren makkelijk worden. Niet meer via ruimtereserveren.hu.nl, want dat is omslachtig en wordt daarom vaak niet gedaan. Het werkt beter als het direct via de Outlook-agenda kan, dat is een veel makkelijker manier. Dat scheelt al gauw heel veel lokalen die beschikbaar komen.

Ook de  mededeling dat een gewenst lokaal niet beschikbaar is, komt nogal star over. ‘In ons systeem krijg je alternatieven aangeboden’, zegt Jeroen van de Water, derdejaars CMD. Mocht een bepaald lokaal niet voorhanden zijn, dan biedt het systeem een alternatief, bijvoorbeeld de optie dat een half uur later een ruimte vrijkomt, of anders een lokaal in een ander gebouw.

Sensoren

Wie een lokaal reserveert en na een kwartier na aanvang niet verschijnt, raakt in het systeem het recht op gebruik kwijt. Een andere student of medewerker die incheckt in een kastje in het lokaal mag het dan gebruikten. Daarnaast zorgen slimme sensoren voor een mail naar de persoon die heeft gereserveerd, als er een kwartier na aanvang nog niemand in het lokaal is verschenen. Dan kan hij zeggen dat hij er alsnog aan komt of dat het vrijkomt, zodat een ander er gebruik van kan maken.

‘Dit is slechts een idee en geen uitgewerkt plan’, zegt Jeroen. Het ontwerp trok al veel bekijks, van examencommissies tot opleidingsdirecteuren. ‘We hebben leren programmeren. We weten wat er mogelijk is. Maar we hebben niet zelf de kennis om het te kunnen bouwen.’

De HU wil zelf het reserveringssysteem verbeteren, misschien is dit de aanzet hiertoe.

 

Deel via...

Geef een reactie Let bij het reageren op onze spelregels.

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

 

3 reacties

  1. HU is al bezig met een eerste aanzet, onderzoek, hoe gebruik van ruimtes, de bezettingsgraad van gebouwen te verbeteren. Er zijn ‘kant en klaar’ systemen op de markt die die de benodigde functionaliteit al gedeeltelijk in zich hebben, MAPiQ , LoneRooftop etc. Echter deze pakketten zijn kostbaar, nog niet volledig ontwikkeld en het privacy item uit de AVG moet hierbij goed onderzocht worden. Het integreren in de bestaande systemen is een uitdaging. Het Wireless netwerk van HU kan tot een bepaalde nauwkeurigheid devices volgen in de gebouwen. en daarop reageren. Daar is al een onderzoekrapport van beschikbaar, gerealiseerd door een student van de ICT opleidingen onder begeleiding van IM&ICT.
    Sensoren plaatsen is een vrij bewerkelijke en kostbare oplossing. Het vergt al snel een groot aantal sensoren en eventueel bekabeling en de daarbij behorende aansluitingen. Daarnaast is uitdaging om goede software connectoren (API’s) aansluitingen te realiseren voor de verschillende systemen. Want naast overleg/project ruimtes heb je ook lesruimtes die via vaste roosters worden gereserveerd in de rooster software. Na verbouwingen moet ruimte nummering eenvoudig aangepast kunen worden, en bij grafische interfaces moeten ook bouwtekeningen gelezen kunenn worden. Dus alleen een connector met Outlook agenda is een goed begin, maar niet voldoende.
    De planning is dit jaar een pilot uit te voeren met een van de systemen.

  2. Bij de Informatica Communicatie Academie hebben we een eigen oplossing gerealiseerd (iSAS). Ruimtes hebben, naast de geroosterde activiteit, per onderwijsperiode een eigen functie.
    Één van deze functies is “incheckbare ruimte”, waarbij studenten zélf een werkruimte kiezen en middels inchecken laten weten waar ze zijn. Zo is het voor teamleden en docenten geen zoektocht waar in het gebouw ze zich bevinden.
    Een andere functie is het reserveren van een ruimte, waarbij we door gebruik te maken van de kennis van hun groepsindeling beperkingen opleggen in het aantal keren dat ze een ruimte per week kunnen reserveren of de totale reserveringstijd.
    Met de input van reserveringen, checkins en natuurlijk het rooster kunnen we op de plattegrond plotten hoe druk het is, zodat vrije ruimtes snel gevonden zijn. Vooralsnog is dit een enorme aanwinst, zonder voor een vermogen te investeren in sensoren, infrastructuur (WIFI) en licenties.

  3. Grappig om te lezen dat nieuwe systemen die nog meer kunnen, schijnbaar de oplossing voor alles zijn.
    Ik zou zeggen, het ligt aan de gebruikers, ga die eens uitleggen dat een zaalreservering geannuleerd moet worden in geval van een no-show.