SharePoint: 12.000 bezoekers per dag en 720.000 hits per maand. Een score waar menig site-eigenaar jaloers op zal zijn. Kanttekening erbij is dat vele bezoekers er niet alleen op basis van vrijwilligheid komen. Functioneert SharePoint vijf jaar na invoering naar verwachting? Gebruikers klagen steen en been over het intranet van de HU.
Waar is dat verdomde tentamenrooster? Op de roosterpagina? Nee. Op de cursuspagina? Nee. Te vinden via de zoekmachine? Nee. Het is onvindbaar. Achteraf blijkt het op een onlogische plek te staan. Ergens onder het kopje snel naar dat alleen te zien is op de pagina van cursusjaar drie. Het vinden van de juiste informatie is zelfs voor een
getrainde internetter een ware uitdaging.
HU’ers voelen zich klein in het grote SharePoint, blijkt uit een tevredenheidsonderzoek tweeënhalf jaar geleden. Klacht is dat gebruikers van het intranet regelmatig verdwalen. Volgens Marloes Neven, coördinator Intranet (marketing en communicatie) hebben gebruikers vaak zover doorgeklikt dat ze niet meer weten hoe ze eruit moeten komen. Claudia van Osch, vierdejaars pedagogiek kent dat probleem. ‘Als ik mijn cursusinformatie open kom ik terecht in een folder vol met verouderde documenten. Ik weet niet eens welke informatie ik moet openen.’
Dat had het college van bestuur niet voor ogen bij de invoering van één gecentraliseerde site in 2005. De visie was helder: iedereen moet toegang hebben tot informatie die relevant voor hem kan zijn. Voor die tijd heeft elke faculteit van Hogeschool Utrecht haar eigen intranet. Natuur & Techniek gebruikt de digitale leeromgeving Blackboard en faculteit Communicatie & Journalistiek werkt met het zelfontwikkelde intranet Medusa.
Onhandig die verschillende systemen. Als je student bent aan de faculteit Maatschappij & Recht en een minor psychologie wilt volgen, moet je met twee verschillende intranetten leren omgaan, twee portfolio’s en twee Osirissen. Daarnaast kost het de hogeschool extra mankracht en geld om de diverse systemen in de lucht te houden en te onderhouden.
Reden genoeg om in één overkoepelend systeem te investeren met één helpdesk. SharePoint lijkt het meest geschikt: een
digitale leer- en werkomgeving. Je kunt er op samenwerken, persoonlijke documenten plaatsen, team- en cursussites op bouwen en praten met collega’s of studieloopbaanbegeleider.
EÉN GROTE BENDE
Maar vanaf het moment dat SharePoint in de lucht is, lijkt het onder een slecht gesternte te zijn geboren. In het eerste jaar na lancering groeit SharePoint explosief. De site
bevat in korte tijd vijf miljoen documenten, 80.000 sites en 40.000 gebruikersaccounts. Beheerders kunnen de snelle toename niet bijbenen. Gevolg is dat veel informatie
ongestructureerd op SharePoint staat en niemand het opruimt. Of zoals Bauke van der Wal, coördinerend functioneel beheerder van het SharePoint platform, het verwoordt: ‘Vanaf het begin is de verantwoordelijkheid slecht georganiseerd.’
De kinderziektes zijn uitgegroeid tot structurele problemen. Veel docenten en medewerkers hebben zelfs een cursus nodig om SharePoint te begrijpen en onder de knie te krijgen. Eén grote bende’, aldus Van der Wal. En die bende heeft tot gevolg, dat SharePoint een jaar na invoering met de dag trager wordt. ‘Een taperobot heeft uren nodig om een back-up te maken van SharePoint. Studenten en medewerkers klagen in die tijd steen en been over het tergend slome netwerk in de ochtend.’ Aan de technische problemen wordt gewerkt, maar de organisatorische en logistieke problemen blijven.
‘En van de explosieve groei en de slechte coördinatie in de beginjaren van SharePoint plukken we nog altijd de wrange vruchten’.
Verschillende eigenaren die verantwoordelijkheid hebben over hun eigen site binnen SharePoint zijn onbekend, niet meer werkzaam binnen de HU of overleden. Van der Wal heeft een lijst van ruim driehonderd personen die eigenaar zijn van een site binnen SharePoint, maar onvindbaar zijn. De afdeling ICT heeft niet het recht om deze informatie te bewerken of zomaar te verwijderen. ‘Dat heeft alleen de eigenaar’, verzucht Van der Wal.
Afgezien van het doolhof werkt ook de zoekmachine niet optimaal. Bij het invoeren van de woorden ‘ruimtelijke inrichting’ vindt de zoekmachine documenten uit het jaar 2007. Paul Hillman, Chief Information Officer, heeft geregeld moeite met het vinden van documenten. ‘Als ik zoek met de zoekfunctie moet ik eerst langs honderd documenten die ik niét nodig heb. De archiveing van SharePoint is onvolwassen.’ Het geavanceerd zoeken gaat pas werken als het intranet wordt opgeschoond.
HELP
En waar de verantwoordelijkheden onduidelijk zijn, daar wordt je als gebruiker van het kastje naar de muur gestuurd. Veel studenten hebben geen idee waar ze kunnen aankloppen met vragen en klachten over het intranet. Er is geen centrale helpdesk waar iedereen terecht kan met vragen over het intranet. Daar zit volgens Hillman het probleem. ‘Docenten verwijzen studenten met vragen naar SharePoint of de servicebalie en de servicebalie verwijst op haar beurt weer naar SharePoint of docent. Daar moet binnen nu en drie jaar een verandering in komen.’
Om dit te verbeteren zoekt Bauke van der Wal per faculteit één aanspreekpunt die zogeheten facultaire key-users aanstelt. Deze mensen moeten zich specialiseren in het systeem. Zij weten vervolgens welke eigenaar zij kunnen aanspreken als de site verouderde informatie bevat.
De zoektocht naar deze sleutelfiguren, die nu al drie jaar duurt, verloopt niet vlekkeloos. Nog steeds niet alle faculteiten, waaronder de faculteit Gezondheidszorg en Educatie, hebben zo’n SharePoint-aanspreekpunt.
KRUIMELPAD
Toch is er is de afgelopen jaren hard gewerkt om het intranet te structureren. Het nieuwe SharePoint 2007 heeft deels al veel problemen opgelost. Naast de nieuwe en luxere uitstraling, zijn het kruimelpad (grijze stappen bovenin de pagina), het kader met afwezige docenten op je homepage en het gebruik van één strak menu de grootste verbeterpunten. Het strakke blauwe blokmenu en de mouse-over geven duidelijk aan waar je informatie kunt vinden over bijvoorbeeld stage en studie in het buitenland.
Maar zolang er vernieuwingen op het oude ongestructureerd systeem worden gebouwd, zal het probleem blijven. Het nieuwe architectuurmodel is om die reden na twee jaar nog steeds niet volledig doorgevoerd.
Bureau Talent biedt ondertussen basiscursussen HU-SharePoint aan, om medewerkers wegwijs te maken met het systeem. Jaarlijks nemen ongeveer zestig mensen deel aan deze cursus. ‘Tijdens de training leren medewerkers hun MySite in te richten en een teamsite te bouwen. Wanneer ze dat kunnen, zijn ze ook in staat een cursuspagina te plaatsen en de rest van SharePoint te begrijpen’, legt Carola Epping van Bureau Talent uit.
Maar docenten en studenten van Hogeschool Utrecht moeten het vooral hebben van zelfstudie op de helppagina via de LearningGuide: een online handleiding waarin SharePoint stap voor stap wordt uitgelegd. Veel gebruikers zijn echter niet op de hoogte van het bestaan van deze uitgebreide handleiding.
PLATGOOIEN OF OPSCHONEN?
‘Er zijn twee opties om het probleem op te lossen’, concludeert van der Wal. ‘SharePoint plat gooien en opnieuw opbouwen of doorgaan met een nieuw architectuurmodel.’ Gekozen is voor de laatste optie. Het SharePointteam is nu bezig het nieuwe architectuurmodel in te voeren. ‘Hierbij moeten we gezamenlijk de verantwoordelijkheid nemen voor een correcte en up-to-date inhoud.’ Maar eerst moet SharePoint worden opgeschoond. Alle beheerders hebben een bericht ontvangen, waarin zij moeten aangeven of de pagina die zij beheren moet worden behouden. Als ze niet binnen vier weken reageren, gaat de betreffende site een jaar offline.
Als dit voltooid is, wordt SharePoint 2010 ingevoerd. In deze versie zit een nieuwe geavanceerde zoekmachine en de sites voor teams, samenwerking en cursussen krijgen een Office-uitstraling. Zo makkelijk als Outlook werkt gaat SharePoint ook werken.
