Instituutsraad Archimedes zegt vertrouwen in directeur op

De redenen: de manier van leidinggeven en de wijze waarop hij met de medezeggenschap omgaat. Directeur Jaap van Voorst zegt dat de directie zich beraadt.

De raad van het Instituut Archimedes heeft besloten het vertrouwen in directeur Jaap van Voorst op te zeggen. De manier van leidinggeven en de wijze waarop hij met de medezeggenschap omgaat zijn de redenen voor deze stap.

Instituutsdirecteur Van Voorst, het college van bestuur en de Hogeschoolraad zijn hierover gisteren per brief geïnformeerd. Het besluit van de instituutsraad is genomen tijdens de vergadering van donderdag 21 juni. Medewerkers worden per mail op de hoogte gesteld van het ingrijpend besluit van de raad.

Het besluit komt niet uit de lucht vallen. Vanaf het aantreden van de instituutsraad in februari 2017 botsten beide partijen over meerdere onderwerpen. Een van de problematische dossiers is de invoering van gepersonaliseerd leren bij de deeltijdopleidingen. De directeur wilde de uitgewerkte plannen niet ter goedkeuring voorleggen. De raad legde dit geschil op het bordje van het college van bestuur waarna de Ombudsman van de HU met succes bemiddelde.

Bemiddeling
Maar uiteindelijk escaleerde de zaak verder. ‘Hoewel de raad na deze bemiddeling verbeteringen heeft gezien in de relatie, is deze verbetering niet zodanig dat de raad naar behoren kan functioneren’, staat in de brief.  Zo zouden enkele uitgewerkte plannen tot invoering van gepersonaliseerd leren ondanks eerdere afspraken niet voorgelegd zijn aan de instituutsraad. Verder is er onenigheid over onderwerpen als organisatieontwikkeling, personeelsbeleid en financiën.

De instituutsraad motiveert het opzeggen van het vertrouwen in de brief met: ‘De oorzaak hiervan ligt vooral in de manier waarop u leiding geeft en de wijze waarop door u invulling wordt gegeven aan de medezeggenschap waarvoor u als directeur eindverantwoordelijkheid draagt. De raad is tevens van mening dat dit betekent dat de inspraak van de medewerkers, via het democratisch gekozen orgaan dat een instituutsraad immers is, in gevaar is gekomen.’

De instituutsraad wacht op een uitnodiging van het college om de situatie te bespreken. Het college laat via een woordvoerder weten dat het een zaak is tussen de raad en directeur.

Instituutsdirecteur Jaap van Voorst reageert met onderstaande mail:

‘Wij hebben kennisgenomen van het schrijven van de Instituutsraad. Wij beraden ons.

Het belang van ons instituut, alle betrokkenen en de HU staat voorop. Mede daarom hechten wij als leiding van het Instituut Archimedes veel waarde aan een goede samenwerking en verstandhouding met onze medezeggenschap. Met de instituutsraad delen wij de met de brief gedane constatering dat de samenwerking na de bemiddeling verbetering liet zien. Deze verbetering wordt ook geïllustreerd door de instemming van de instituutsraad inzake het managementplan 2018-2020. De afgelopen periode zijn er rond ons organisatieontwikkeltraject constructieve, gezamenlijke bijeenkomsten geweest.

In deze bijeenkomsten is gebleken dat we een gedeelde visie hebben op de toekomstige ontwikkeling van het instituut. Ook is er geconstateerd dat er een gedeelde intentie is om alle medewerkers in de organisatieontwikkeling te betrekken. Daarnaast is afgesproken om in samenspraak met de teams een WBO-actieplan (Werkbelevingsonderzoek; red.) te ontwikkelen gericht op het verbeteren van de werkbeleving. Onderwerpen komen voort uit de belangrijkste uitkomsten van het WBO, zoals: het vergroten van de eigen regelruimte, het verminderen van de werkdruk en verbeteren van de communicatie.

De boodschap van de instituutsraad is aanleiding om zo spoedig mogelijk verder in gesprek te willen gaan met de raad. Wij zullen hen daartoe uitnodigen. Het is in het belang van een ieder om alles op alles te zetten om te komen tot een goede samenwerking en werkbare verhoudingen.’

 

Reageer!
Deel via...
 

3 reacties

Het is niet meer mogelijk om te reageren

  1. Met deze Nieuwsbrief wil de raad alle medewerkers van Instituut Archimedes informeren over belangrijke kwesties die spelen in het instituut.

    De instituutsraad van Instituut Archimedes heeft in zijn vergadering van 21 juni jl. besloten het vertrouwen in de directeur van Instituut Archimedes (IA) op te zeggen. De raad heeft dit besluit aan de directeur op 21 juni jl. mondeling medegedeeld waarna de voorzitter van de raad de brief met motivatie – om het vertrouwen op te zeggen – persoonlijk aan de directeur op 26 juni jl. heeft overhandigd. De brief is daarna ook aan de Hogeschoolraad en het College van Bestuur verzonden.

    Vanwege de vergaande implicaties van het door de raad genomen besluit heeft de raad grote zorgvuldigheid in acht genomen in het moment van communiceren met de achterban. Om het bevoegd gezag de gelegenheid te geven eerst naar de raad een reactie te geven heeft de raad gewacht met het verzenden van een nieuwsbrief. Het spijt de raad dan ook zeer dat op 27 juni in Trajectum als eerste de vertrouwensbreuk in ons instituut bekend is gemaakt en de raad van deze – op handen zijnde en uiteindelijke – publicatie niet op de hoogte was.

    De raad wil middels deze nieuwsbrief aan de medewerkers tekst en uitleg geven aangaande het besluit van de raad het vertrouwen op te zeggen in de directeur van ons instituut.

    Ondanks twee doorlopen trajecten – een bemiddelingstraject tussen raad en instituutsdirectie en een begeleidingstraject op de procesgang tussen de raadsvoorzitter en de instituutsdirecteur- heeft de raad er geen vertrouwen meer in dat hij zijn taken en verantwoordelijkheden in het kader van de medezeggenschap op een verantwoorde wijze kan uitoefenen. Het is dan ook te rechtvaardigen te concluderen dat beide trajecten niet succesvol zijn gebleken. Tussen de directeur en de instituutsraad is van een professionele samenwerkingsrelatie – met transparantie in besluitvorming – geen sprake. Naar de mening van de raad ligt de oorzaak hiervan in de manier waarop leiding wordt gegeven in het instituut en de daaruit voortvloeiende onmogelijkheden voor de raad om op gepaste wijze invulling te kunnen geven aan de medezeggenschap. Dit betekent dat de inspraak van de medewerkers en studenten, via het democratisch gekozen orgaan dat een instituutsraad immers is, in gevaar is gekomen. De checks en balances die moeten zorgen voor een evenwichtigere machtsverdeling tussen werkgever en werknemers kunnen door de raad niet worden uitgevoerd.

    De raad hecht eraan te benoemen dat het besluit om het vertrouwen op te zeggen in de directeur niet gemakkelijk tot stand is gekomen. De raad heeft immers langdurig en te allen tijde gepoogd zijn rol in de medezeggenschap op constructieve wijze in te vullen en dat is helaas onmogelijk gebleken.
    De risico’s van gebrekkige medezeggenschap en onevenwichtige machtsverdeling tussen werkgever en werknemers spitsen zich voor de raad toe op vier belangrijke dossiers: de organisatieontwikkeling (1), het proces omtrent het herontwerp gepersonaliseerd leren bij de deeltijdopleidingen (2), het personeelsbeleid en de werkbeleving (3) en ten slotte de financiën (4) waarbij in alle vier de dossiers de gemene deler een gebrekkige procesgang is.

    (1) De organisatieontwikkeling
    In februari 2017- in de periode waarin de faculteitsraad werd opgeheven en de instituutsraad werd geïnstalleerd – worden zonder overleg met de medezeggenschap ingrijpende besluiten genomen door de directie van IA. Deze besluiten betreffen een organisatieverandering in IA en ‘de beleidsnotitie gepersonaliseerd leren in IA’. Besluiten die naar de mening van de raad instemming behoeven en waarover vanaf het begin tussen de directie en de raad een ernstig verschil van inzicht bestaat. Kanttekeningen kunnen geplaatst worden bij de urgentie en argumenten die door de directie naar voren worden gebracht om genomen besluiten te rechtvaardigen.

    De raad besluit om de organisatieverandering vooralsnog te gedogen tot na de masteraccreditatie (najaar 2017) met de gemaakte afspraak tussen raad en directie om over de organisatieverandering in het najaar van 2017 alsnog in gesprek te gaan. Hoewel de raad meerdere pogingen onderneemt om dit dossier op gedegen wijze op te pakken wordt hij, op twee dialoogsessies na, op afstand gehouden en wordt aan de status quo per 1 februari 2017 niets gewijzigd. De raad heeft tijdens de bespreking van het managementplan 2018 – 2020 aangegeven dat het ontwikkelen van een platte organisatie met teamontwikkeling zoals vastgelegd in de HU-besturingsfilosofie niet tot stand kan komen zolang de top-down managementcultuur van IA gehandhaafd blijft. Hoewel de instituutsdirectie tijdens het bespreken van het plan in december 2017 aangeeft dat er al resultaatverantwoordelijke teams zijn, is tijdens recente WBO-besprekingen toch het inzicht gekomen dat teams meer regelruimte nodig hebben.

    De afgelopen maanden zijn allerlei bijeenkomsten en een tweedaagse conferentie vanuit het IMT georganiseerd over organisatieontwikkeling voor de teamleiders, clustermanagers, hogeschoolhoofddocenten en curriculumverantwoordelijken zonder te evalueren en te leren van de organisatieverandering van januari 2017. De teams zijn tot op heden niet in dit proces betrokken en visieontwikkeling bij de teams wordt (nog) niet gefaciliteerd. Op deze wijze worden opnieuw dezelfde fouten gemaakt als bij het proces omtrent het herontwerp gepersonaliseerd leren.

    (2) Het proces omtrent het herontwerp gepersonaliseerd leren bij de deeltijdopleidingen
    In het voorjaar van 2017 besluit de raad die dan net is aangetreden om het meest urgente dossier –flexibilisering van de deeltijdopleidingen en de beleidsnotitie GPL – tot speerpunt te maken in de overleggen met de instituutsdirectie. Het proces omtrent het herontwerp gepersonaliseerd leren bij de deeltijdopleidingen heeft naar de mening van de raad een complex en problematisch karakter gehad. De keuze van de instituutsdirectie om de opleidingsteams niet bij de keuze voor deelname aan de pilot flexibilisering deeltijdopleidingen/experiment leeruitkomsten te betrekken – terwijl een reality check van de deelnemende opleiding wel een vereiste was voor deelname – acht de raad onbegrijpelijk en onverstandig, evenals de keuze voor een projectorganisatie los van de onderwijsteams om het herontwerp op te pakken. Dit heeft ervoor gezorgd dat veel opleidingsteams en hogeschoolhoofddocenten/curriculumverantwoordelijken zich niet serieus voelden genomen in een belangrijke onderwijsvernieuwing. Het herontwerp dat ter instemming is aangeboden op 23 februari jl. had niet het draagvlak dat een dergelijke ingrijpende vernieuwing nodig heeft om succesvol te kunnen worden uitgevoerd.

    De raad heeft naast het gebrekkige draagvlak onder de medewerkers –o.a. gepeild bij negen verschillende achterbanraadplegingen – geconstateerd dat de voorgelegde plannen onsamenhangend en kwalitatief onvoldoende waren, financieel niet uitvoerbaar en door de examencommissie niet van een positief advies waren voorzien. Na bestudering van het GPL-dossier en consultatie van de achterban heeft de raad niet ingestemd met de voorgelegde plannen waaraan in de ogen van de raad voor het instituut onaanvaardbare risico’s kleven. Daarnaast heeft de raad in zijn motivatie om niet in te stemmen gewezen op de gebrekkige procesgang waarbij met herontwerpen begonnen is zonder een duidelijke visie, zonder een samenhangende regie, zonder marktverkenning en zonder risicoanalyses.

    De instituutsdirectie heeft het voorgenomen besluit tot het herontwerp – nadat de raad geen instemming gaf – teruggetrokken en in de onderhandelingen hierna is tussen raad en instituutsdirectie afgesproken dat clusterbreed de deeltijdopleidingen een eigen herontwerp zouden ontwikkelen met het alternatieve plan van cluster Exact als denkrichting. Overeengekomen is dat bij de clusterplannen de beleidsnotitie ‘gepersonaliseerd leren bij IA’ en de kaders van de pilot flexibilisering als uitgangspunten zouden worden genomen. Zeer duidelijk is afgesproken dat deze nieuwe plannen ter instemming zouden worden aangeboden aan de instituutsraad.

    Vanwege een zeer kort tijdpad om tot gedegen plannen te komen, heeft de raad in een aantal brieven – onder andere van 26 april en 11 juni jl.- en tijdens diverse directieoverleggen tussen dagelijks bestuur en de instituutsdirecteur gevraagd om een regeling van werkzaamheden en inzicht in deadlines voor studiegidsen en adviezen van de examencommissie. De raad heeft ondanks herhaalde toezeggingen van de instituutsdirectie hier geen duidelijkheid over gekregen.

    Donderdag 21 juni jl. werd de raad medegedeeld dat de instituutsdirectie besloten heeft om drie van de vier clusterplannen (Exact, WZM en Generiek), waarin het herontwerp gepersonaliseerd leren voor deze opleidingen is vormgegeven, niet aan de raad voor te leggen ter instemming, maar aan de GOC ten dele ter advies en ten dele ter instemming. Dit besluit is in tegenspraak met de eerder gemaakte afspraken op 12 april 2018 na het niet-instemmingsbesluit en is ook in strijd met de afspraken die zijn gemaakt na de bemiddeling in oktober 2017. Hier valt de conclusie te rechtvaardigen dat het doorlopen bemiddelingstraject in 2017 is mislukt en dat het geschil dus niet is bijgelegd. Bevreemdend is voorts dat het vierde clusterplan (Talen) wel ter instemming wordt voorgelegd aan de raad, maar pas begin juli 2018. Daardoor is het voor de raad praktisch onmogelijk het plan zorgvuldig te toetsen, achterbanraadplegingen te organiseren en draagvlak te peilen om tot een gewogen oordeel te komen.

    (3) Personeelsbeleid
    De raad heeft geen inzicht in het personeelsbeleid. Hoewel toegezegd door de instituutsdirecteur dat het strategisch personeelsbeleid in april zou worden vastgesteld en aan de raad zou worden gemaild heeft de raad nog niets ontvangen. De raad heeft in zijn brief van 30 mei jl. vragen gesteld omtrent allerlei maatregelen die samenhangen met personeelsbeleid, maar nog niet op alle vragen antwoord gekregen.

    De raad heeft tevens vragen gesteld over de acties na het tussentijds WBO 2016 en het WBO 2017 waarbij het onderwerp sociale veiligheid voor de raad een speerpunt is. De uitkomsten van de werkbelevingsonderzoeken en de discussie hierover is reeds enkele maanden bezig. De uitkomsten uit het WBO 2017, waarin 34 % van de medewerkers aangeeft zich niet veilig te voelen waren daarin voor de raad leidend. Hoewel discussie gevoerd kan worden over de interpretatie van deze cijfers zijn deze uitkomsten – in vergelijking met overige instituten – voor instituut Archimedes zorgelijk. De raad heeft afgelopen weken gesignaleerd dat er weer nieuwe voorbeelden zijn van medewerkers die zich sociaal onveilig voelen en de raad heeft daarom meerdere malen geadviseerd om over te gaan tot een extern onafhankelijk onderzoek. Het advies om een onafhankelijk onderzoek in te stellen, is niet opgevolgd door de instituutsdirectie. Het is voor de raad teleurstellend en verontrustend dat de signalerende functie van de raad niet op waarde wordt geschat.

    (4) Financiën
    Ook op het gebied van de financiën blijft het voor de raad moeilijk de informatie te ontvangen die de raad vraagt. In zijn brief van 30 januari jl. heeft de raad vragen gesteld naar aanleiding van een gesprek met de controller op 29 januari jl. Op deze vragen zijn geen schriftelijke antwoorden ontvangen hetgeen ook geldt voor een groot aantal vragen uit een volgende brief van 30 mei jl. waar inhoudelijk wederom geen duidelijke antwoorden worden gegeven. Dat is des te meer lastig, omdat de raad zijn controlerende taak voor wat betreft financiën niet naar wens kan uitvoeren.

    De raad blijft uiteraard in functie en zal alle verantwoordelijkheden blijven uitoefenen. De raad wil met klem benadrukken dat er geen besluiten kunnen worden genomen en uitgevoerd door de directie als die instemmingsplichtig zijn en de raad nog niet heeft ingestemd.

  2. Geacht CvB,
    Wordt het echt laissez faire, laissez passer?
    Of neemt u uw verantwoordelijkheid? Doe er iets mee!