Zeventig lokalen minder. Hoe gaat dat passen?

De instituten van de HU moeten het komend studiejaar met bijna zeventig theorielokalen minder doen. Oorzaak: het afstoten van de tijdelijke locaties Daltonlaan en Bolognalaan. Die teruggang mag geen problemen opleveren, want er staan veel lokalen leeg – zo heeft de afdeling Onderwijslogistiek berekend. Maar twee instituten krijgen straks nog amper de helft van het aantal lokalen toegewezen. Hoe lossen zij dit op?

‘Het is een duidelijke teruggang in lokalen’, beaamt Arie van Scheepen, directiesecretaris bij het Institute for Engineering & Design (IED). ‘Het is puzzelen’, stelt Andrea Hagen, opleidingsmanager bij het Instituut voor Gebouwde Omgeving (IGO). Beide instituten leveren voor komend jaar ongeveer de helft van het aantal theorielokalen in. Desondanks hangt er geen mineurstemming bij de instituten, benadrukken zij. Het is al jaren bekend dat instituten met minder onderwijsruimte genoegen moeten nemen.

Onderwijs concentreren op het Utrecht Science Park
Wat is er aan de hand? De hogeschool besloot enkele jaren geleden om de panden in de stad Utrecht af te stoten en het onderwijs op het Utrecht Science Park te concentreren (met uitzondering van de HU Amersfoort). De besparing op vierkante meters bespaart kosten. Dat geld kan de hogeschool aan onderwijs besteden, zo is het idee.

Tijdens de renovatie van enkele gebouwen en de nieuwbouw op Heidelberglaan 15 in werden Dalton- en Bolognalaan ingezet voor het onderwijs. Daardoor waren er relatief veel lokalen beschikbaar.

Instituten krijgen een vast aantal lokalen toebedeeld
Die theorielokalen werden vorig studiejaar voor het eerst verdeeld onder de instituten. Zij kregen een vast aantal lokalen toebedeeld (‘contingenten’), voor het grootste deel dichtbij het instituutsplein. De ruimtebehoefte was berekend aan de hand van het verwachte aantal studenten en eerdere roosteraanvragen. Uitgangspunt daarbij is dat de lokalen van 8.30 uur tot 19.00 uur voor minimaal 70 procent zijn ingeroosterd. Dat betekent dat zij vaker dan voorheen bezet zijn in de vroege uren en late middag.

De gemiddelde bezetting van theorielokalen bij de HU per blok fluctueert van 38 procent tot 49 procent

Voor komend jaar is een meer accuratere berekening gemaakt, vertelt Daniëlle van Wijngaarden, manager Onderwijslogistiek. ‘Dat was noodzakelijk om tot een meer objectief uitgangspunt te komen. Daarbij tellen studentenaantallen beter mee als basis voor de ruimteverdeling.’
Studenttypen als deeltijd, master, duaal en langstudeerders tellen minder mee dan de bachelor voltijdstudenten. In de berekening wordt ook meegenomen dat instituten zelf praktijkruimtes in beheer hebben, zoals laboratoria, muziek-, drama- en pc-lokalen.

De meerderheid van de instituten moet ruimtes inleveren
Uit de definitieve cijfers voor komend studiejaar blijkt dat het aantal lokalen teruggaat van bijna 350 naar zo’n 280, een teruggang van bijna twintig procent. Het betekent dat drie instituten er één of twee lokalen op vooruitgaan, vier in aantal gelijk blijven en de meerderheid lokalen moet inleveren (zie staatje onderaan). Dit is op zich geen verrassing want het is jaren geleden opgenomen in het Programma Herhuisvesting, zegt Van Wijngaarden.  

Bij sommigen is de teruggang beperkt: het Instituut voor Communicatie levert van de 24 lokalen er één in, Paramedische Studies gaat van 16 naar 13 en Life Sciences and Chemistry van 18 naar 14. Verschillen van onder de 25 procent.
Maar een aantal instituten komt hoger uit: Business Administration (-31 procent), Marketing and Commerce (-30 procent) en Social Work (-44 procent). Terwijl de instituten Engineering & Design (-45 procent) en Gebouwde Omgeving (- 56 procent) de grootste aderlating ondergaan.

De bezetting is doorgaans minder dan 50 procent
Uit roostergegevens van Onderwijslogistiek blijkt dat de gemiddelde bezetting van de theorielokalen slechts af en toe boven de 50 procent uitkomt en doorgaans daaronder blijft. Dat geldt dit studiejaar gemiddeld genomen voor alle gebouwen tijdens de blokken A tot en met D. De gemiddelde bezetting bij de HU per blok fluctueert van 38 procent tot 49 procent (zie infographics onderaan).

‘We beleven met z’n allen ruimtegebrek, terwijl er momenteel qua theorielokalen nog best veel ruimte blijkt te zijn’

‘Kanttekeningen hierbij zijn nog wel dat evenementen nog ingepland moeten worden.  Maar anderzijds is er ook weer zo’n 10 procent uitval van geroosterde lessen’, zegt Van Wijngaarden. Hoe dan ook: het streven om lokalen voor minimaal 70 procent tussen 8.30 uur en 19.00 uur in te plannen voor lessen wordt dus niet gehaald. De les die zij hieruit trekt? ‘We beleven met z’n allen ruimtegebrek, terwijl er momenteel qua theorielokalen nog best veel ruimte blijkt te zijn’, zegt zij.  

Organisatie houdt lokalen achter de hand om problemen op te lossen
Het is niet zo dat de afdeling Onderwijslogistiek de cijfers over de schutting kiepert en de instituten aan hun lot overlaat. ‘We laten ze er niet alleen mee worstelen’, benadrukt Van Wijngaarden. Vanaf april 2018 startten er ‘werktafels’, periodieke overleggen van vertegenwoordigers van instituten en de Onderwijslogistiek over de contingenten en roostering. Voor de situatie van komend jaar konden de instituten tot 1 april aangeven of zij bijvoorbeeld lokalen wilden ruilen en of er nog knelpunten zijn ontstaan.

Het uitgangspunt is dat instituten het onderwijs inpassen in de toebedeelde contingenten. ‘Als dat echt niet past dan gaan roostermakers aan de slag met “ontschotting”: de lessen die niet in het eigen contingent passen, worden gepland in de leegstaande lokalen van andere instituten’, legt Van Wijngaarden uit. Daarnaast houdt de organisatie zo’n tien lokalen achter de hand om problemen op te lossen. Ook lijkt het erop dat er aan de Bolognalaan – die grotendeels verhuurd is aan de Universiteit Utrecht – in ieder geval voor collegejaar 2019/2020 een aantal lokalen voor de hogeschool beschikbaar blijven.

De gevolgen voor Engineering & Design werden snel zichtbaar
Dit besef dringt ook bij de instituten door. ‘Als je kijkt hoe leeg de lokalen stonden dan is het geen grote shock dat je er minder krijgt’, zegt Daniek Somers, studentlid van de instituutsraad van het Instituut voor Gebouwde Omgeving. De gevolgen voor het Institute for Engineering & Design werden snel zichtbaar. ‘Het onderwijs van IED in de vorm zoals we het aanbieden, konden we niet passend krijgen tussen half 9 ’s ochtends en 19.00 uur’, vertelt directiesecretaris Van Scheepen.

‘Het onderwijs konden we niet passend krijgen tussen half 9 ’s ochtends en 19.00 uur’

Institute for Engineering & Design en het Instituut voor Gebouwde Omgeving zitten in hetzelfde pand. Maar het onderwijs is verschillend georganiseerd. Het IED gebruikt nog het ‘oude’ onderwijsstramiem (het zogeheten onderwijscasco). Daarbij komen in een blok van tien weken telkens twee vakken aan bod. Na zes weken onderwijs (met intensief gebruik van lokalen) volgt een tentamenweek, twee projectweken en een ‘organisatieweek’ (met weinig gebruik van lokalen).

Lessen van twee uur gaan terug naar anderhalf uur
Maar na veel gesprekken, vergaderingen en een tweedaagse is in samenspraak met medezeggenschap en medewerkers besloten tot een nieuw IED-onderwijscasco. Een blok van tien weken bevat vanaf volgend jaar twee cursussen van vier weken die na elkaar worden gegeven. Het onderwijs (en gebruik van lokalen) wordt dus meer over het blok uitgesmeerd. Na elke cursus volgt een ‘flexweek’ voor onder meer tentamen. Gedurende de tien weken houden de studenten zich ook met een project bezig. Daar komt bij dat de lessen van twee uur teruggaan naar anderhalf uur, dus een half uur minder gebruik van de theorielokalen.

‘Vanuit het perspectief van studenten is de studiebelasting meer verdeeld over het blok’, betoogt Selina van Oordt, student en voorzitter van de instituutsraad IED. ‘Tot en met dit jaar bestaat er in week 6 en 7 een gigantische piek aan werkdruk voor studenten vanwege tentamens en het maken van verslagen voor de twee vakken. Nu zijn de tentamens verspreid door in week 5 en in week 10 – tijdens de flexweek – op maandag en dinsdag tentamens af te nemen.’

Dat de colleges een half uur korter zijn leidde aanvankelijk wel tot zorgen. Maar hiervoor in de plaats komen andere vormen van contacttijd, zoals inloopspreekuren en werkgroepen.

Het proefrooster toont de grootste knelpunten
Het Instituut voor Gebouwde Omgeving heeft het roostermodel vier jaar geleden omgegooid bij de ontwikkeling van de brede bachelor Built Environment. ‘Dus wij hoefden ons model niet rigoureus om te gooien’, vertelt opleidingsmanager Andrea Hagen. ‘Als het goed is, gaat het passen’, zegt ze.
Net als bij IED gaan bij het IGO de lessen terug van twee naar anderhalf uur. Beide instituten overwogen om op maandagavond of op zaterdag onderwijs te verzorgen, maar dat bleek niet nodig. Ook is onderzocht of een instituut op een dag onderwijsvrij is, waardoor het ander instituut de lokalen kan gebruiken. Maar dat ging uiteindelijk niet door.

Het passend maken van het rooster in beduidend minder lokalen, gaat ook bij het IGO niet zonder slag of stoot. Het instituut is bezig met het maken van een proefrooster. ‘Er wordt in eerste instantie gedeeltelijk rekening gehouden met de beschikbaarheid van docenten. Op basis van het proefrooster zien we waar de grootste knelpunten zitten en kunnen we in gesprek over hun beschikbaarheid’, zegt Hagen. ‘Ik merk dat docenten bereid zijn om hierover in gesprek te gaan. Het gaat dan ook over een blok van tien weken en niet over een heel jaar.’

Aantal lokalen per instituut