Om vijf uur opstaan voor een uurtje college om negen uur. Daarna urenlang de tijd stukslaan in de bieb, om aan het eind van de dag nog een groepslesje bij te wonen. Dat maakt het wel heel verleidelijk om thuis te blijven. Wat vinden studenten en docenten aan de HU van hun rooster? En wat doen roosteraars om het iedereen naar de zin te maken?
‘Een goed rooster brengt rust in de tent en zorgt voor een prettige sfeer. Hoe belangrijk het is? Ik zou zeggen: een tien, op de schaal van één op tien.’ Aan het woord is opleidingscoördinator Social Work Jan Willem Bakker.
Maar wat ís een goed rooster? Het moet in ieder geval kloppen, voorspelbaar zijn en zorgen voor stabiliteit. Het belangrijkst: roosters zonder veel gaten en liefst geen lessen in de avond. Want dan haken studenten af, meent Bakker.
Studenten over hun rooster
‘Ik krijg de stof amper verwerkt.’ Lisa (19) moet in haar tweede jaar Fysiotherapie drie keer per week naar school. Daar zitten twee kolossale dagen bij, ze zit dan de hele dag op school. Het liefst zou ze vier keer per week alleen in de ochtend naar school gaan. ‘Dan heb ik nog wat aan mijn middag.’
‘Waarom plannen ze niet wat meer lessen?’, vraagt ze zich af. ‘We krijgen vier casussen per week, maar hebben standaard te weinig tijd om ze te behandelen. De rest moeten we thuis maar zelf uitzoeken.’
Soms komt het rooster ook wat laat. ‘Volgende week begint mijn stageblok’, vertelt ze. ‘Ik heb vorige week pas te horen gekregen dat ik alleen woensdag naar school hoef. Waarom kan dat niet eerder?’
‘Super onhandig, want ik moet op tijd aan mijn baas vertellen wanneer ik achter de bar kan staan.’ Lieke (22) zit in het tweede jaar Communicatie en ook voor haar komt het rooster aan de late kant. Voor blok 1 pas een paar dagen van tevoren.
Lieke moet ook drie volle dagen naar school. Zij vindt dat juist prettig. ‘Zo heb ik tijd voor mijn baantje en zelfstudie. Alleen duren de lessen soms korter, dan voelt het alsof ik voor niets naar school ben gegaan.’
Docenten over hun rooster
Wat docenten het liefst willen? Daar hoeft Bakker niet lang over na te denken. ‘Liefst om 9 uur beginnen, zodat ze hun kinderen nog op tijd naar school kunnen brengen. Liever niet van 9 tot 17 uur, dan is er geen tijd voor afstemming en studentencontact. Als het kan dus ook wat gaten, om op adem te kunnen komen.’
Docent Peter Vieveen (Business en IT ) geeft vrijdag les van 13:00 tot 20:30 uur en zaterdag de hele dag. ‘Het nadeel daarvan is dat mijn studenten op vrijdagavond vaak afhaken.’ Toch is dit het ideale rooster voor hem. ‘Zo combineer ik dit met mijn eigen bedrijf. Het draait niet alleen om de wens van de student, natuurlijk.’
Vieveen krijgt een jaar van tevoren een indicatie van zijn rooster. ‘Het zou handiger zijn als mijn uren eerder definitief in het rooster zouden staan.’
‘Soms is het bikkelen.’ Marco van Stralen (Social Work) werkt voltijds en is elke dag van 9 tot 17:00 uur op de HU. Hij heeft nogal wat tussenuren tussendoor. ‘Daardoor kan ik goed afspreken. Wel vind ik het lastig dat ik steeds vroeg op moet, terwijl mijn werk soms ook ’s avonds is, vanwege afspraken.’
Graag wat eerder
Het liefst zou Van Stralen om tien uur beginnen. ‘Ik woon in Hilversum en de trein zit altijd bomvol, waardoor ik altijd op eigen kosten eerste klas reis. Ik heb er geen enkel bezwaar tegen om pas rond zeven uur naar huis te gaan, maar ik zou graag later beginnen.’
Van Stralen krijgt zijn rooster altijd op tijd. ‘Sterker nog, ik krijg een concept en kan daarna nog dingen aanpassen. Ik ben slechthorend en heb kunnen afspreken dat ik op de derde gang les geef, met een betere akoestiek. Dat doen ze bij Social Work netjes. Ik ben onder de indruk van die roosteraars, hoe ze dat allemaal in elkaar breien met al die lokalen.
Bakker herkent deze wensen. ‘Het liefst geef je iedereen drie maanden van tevoren zijn rooster. Daar werken we aan. Maar hoe meer specialismen, onregelmatigheden en variaties in uren, vakken en mensen, hoe ingewikkelder de puzzel is. Dan kun je het rooster niet een maand van tevoren aanleveren. Want je hebt te maken met personeel, dat thuis ook mantelzorgt, kinderen heeft en een tweede baan moet regelen.’
Roosteraar Elles Kok
Elles Kok maakt nu al twee jaar in haar eentje het rooster voor Life Sciences. Zonder dat iemand het ziet, legt zij elke dag opnieuw die puzzel. ‘We zijn een soort kaboutertjes’, lacht ze.
‘Eigenlijk wil je voor alle studenten een dag vrij’, zegt Kok. ‘Om te kunnen studeren of voor hun baantje. Maar goed, dat kan niet altijd. Want sommige docenten werken maar drie dagen en dat ene laboratoriumlokaal is ook al snel vol.’
De Tetris-puzzel is complex. Soms is ze met één les wel twee uur bezig. Haar ‘contingent’ aan lokalen bestaat uit HL7 en PL101. Kok heeft 85 klassen en 60 docenten. Als haar rooster af is, moeten altijd nog toetsen worden verplaatst. Bovendien doet ze met collega’s non-stop onderzoek naar het aantal wijzigingen in een gepubliceerd rooster. Daar kunnen ze van leren.
Koks puzzel
Het grootste misverstand over haar? Dat zij het personeelsrooster maakt en dus de juiste studenten bij de juiste vakken en docenten in Xedule zet. Dat doen namelijk de opleidingscoördinatoren (zoals Jan Willem Bakker). Roosteraars als Elles Kok moeten die lessen daarna in de gebouwen laten passen. Studentennamen zien ze niet, ook geen studentennummers.
Een rooster maken, hoe pak je dat aan? Ze begint met de deeltijdopleiding. Die studenten hebben met hun werkgever afgesproken dat ze alleen op maandag, dinsdag en donderdag les hebben, dus die dagen vult ze als eerste in. Daarna richt ze zich op het laboratorium-onderwijs, de lokalen daarvoor zitten gauw vol.
Als Kok nu het snelst van alle roosteraars begint, hebben haar studenten dan ook het fijnste rooster? Ze lacht: ‘Nee. We willen allemaal natuurlijk het liefst op maandag om 10:00 uur het hoorcollege en een dag met zo min mogelijk gaten.’ Daarom zijn er speciale verdeel-roosteraars die alle hoorcolleges per collegezaal verdelen, zodat iedereen een beetje geluk en een beetje pijn heeft.’
Docenten met wensen
Doofheid, overprikkeld, moe: Kok heeft nogal eens te maken met docenten met speciale wensen, zoals Van Stralen. Docenten krijgen hoofdpijn van een bepaalde ruimte, anderen willen graag hun kind op donderdagochtend naar de crèche brengen. Is ze weleens geërgerd? Nee. Want die speciale wensen ziet dus alleen de opleidingscoördinator. Kok heeft niet eens zicht op de vrije dagen van docenten. ‘Ik heb een nerdy beroep, met alleen maar cijfertjes. Gelukkig heb ik leuke collega’s.’
Wat gebeurt er als Kok ziek is en er plotseling een college op een andere locatie moet plaatsvinden? Dan ploft er een verzoek tot wijziging in het ‘mutatieformulier’ van een heleboel roosteraars. Iedereen kan dat taakje oppakken. Onvervangbaar zijn ze niet.
Het rampenscenario van een roosteraar
Wat is het ergste wat een roosteraar kan overkomen? Kok: ‘Terwijl we aan het rooster werken, zit er in de software (Syllabus+) een zogenaamde ‘foutenteller’. Als we een lokaal dubbel boeken, bijvoorbeeld, krijgen we daar een melding van. Dat is handig. De foutenteller kan echter ook op hol slaan.’
Toen Kok eens haar hele document selecteerde en per ongeluk naar 1 lokaal sleepte, sloeg het ding op tilt. Bijna waren ze alle gegevens van alle roosteraars voor die dag verloren. Gelukkig wist iemand een truc.
Roosteraars hebben een goed werkgeheugen. ‘Je moet het vergelijken met Rummikub’, verklaart Kok. ‘Weet je die situatie dat je van alles probeert en op een gegeven moment bijna vergeet wat je beginsituatie was? Zo werkt het ook met mijn rooster-puzzel. Ik moet goed opletten wat ik doe. Want control Z bestaat niet in ons systeem.’
Te weinig lokalen?
Hebben we eigenlijk wel genoeg lokalen? Dat is zeer de vraag. In 2010 meende het bestuur dat de HU te veel ruimte had. Het begon een grote herhuisvestingsoperatie waarbij vier panden in Utrecht werden verkocht, met het argument ‘minder in stenen te investeren’ en meer in onderwijs. Het plan was dat studenten meer in de avond les zouden moeten gaan krijgen en meer op vrijdag. Die laatste dag van de werkweek was immers vaak doods.
Zou het niet helpen als we er gewoon weer twee gebouwen bij hadden? Elles Kok lacht: ‘Dat zou leuk zijn, maar ik denk niet dat het zou helpen. Het zou hooguit op drukke dagen prettig zijn. Onze beperking ligt vooral in de beschikbaarheid van de mensen. Wanneer iemand parttime werkt is de vaste vrije dag vaak op woensdag of op vrijdag.’ In andere woorden: als iedereen aan de HU voltijds zou werken, zag Koks werk er heel anders uit. En de roosters ook.
Ere wie ere toekomt
Kok is blij dat ze haar vak een beetje heeft mogen uitleggen. ‘We worden wel eens vergeten, denk ik. Misschien geldt dat voor meer medewerkers hier aan de HU. Die van facility bijvoorbeeld. Het is een hele klus om al die gebouwen te onderhouden.’
Bakker is ook blij met deze aandacht voor de roosteraar. ‘Een goed rooster is goud waard. En degenen die het maken verdienen een dikke pluim.’
