Waar staat je rooster? Wie is ziek? Voorheen waren de interne communicatiesystemen nog in handen van de individuele opleidingen. Sommige opleidingen waren up to date met een volgebouwd intranet, andere deden het via het ouderwetse prikbord op de gang.
En toen was er SharePoint… Wat begon als een experimenteel hulpmiddel om de samenwerking tussen medewerkers te verbeteren, mondde in 2005 uit tot de beoogde standaard voor de hele HU, inclusief studenten.
In december moet de invoering op het gebied van de interne communicatie naar studenten voltooid zijn. Doel: een eenduidig systeem voor iedereen, meer mogelijkheden en een helpdesk die zich kan specialiseren in één systeem in plaats van dertig verschillende.
Ondanks de voordelen, kleven er ook nadelen aan SharePoint, zo blijkt onder andere uit de recente gebruikersenquête over de opleidingsintranetten. De vragenlijst – met vragen over de navigatie en structuur van de site en de kwaliteit van de informatie- werd door een kleine dertien procent van de voltijdstudenten ingevuld. De uitkomst: HU-breed wordt de structuur door een derde van de respondenten als duidelijk en door evenveel mensen als onduidelijk bestempeld. Een derde van de studenten vindt de navigatie ingewikkeld, maar ruim een kwart noemt het juist logisch. Dit uitkomst kan gedeeltelijk verklaard worden, doordat niet alle opleidingen op schema liggen (zie kader).
Docent Alex Jongman (digitale communicatie) hoort bij het ‘ingewikkeld-kamp’. ‘Het is wel grappig dat alle links rood zijn, de kleur om te stoppen, van nood. En als je er op klikt, raak je gelijk ergens waar je niet meer uitkomt. Erg chaotisch. Deels zijn het kinderziektes. Maar het ligt ook aan het systeem. De navigatie blijft een probleem. SharePoint is ingevoerd als een soort elektronische leeromgeving, maar het is gewoon een portal, een document management systeem.’ Projectleider Martin Putman herkent het probleem. ‘SharePoint kent veel mogelijkheden om informatie te vinden, dat is soms verwarrend. Mensen die handig met Windows zijn, met name studenten, hebben er minder moeite mee. Anderen moeten wennen of hebben uitleg nodig. Maar het klopt dat het systeem beter kan, in de volgende versie van SharePoint zijn veel van de huidige problemen verbeterd.’
Studenten kunnen hun ingeleverde werkstuk ongezien herschrijven
Vijfdejaars studente commerciële economie Saskia Oosterhof is vaak de weg kwijt. Maar ondanks navigatieproblemen vindt ze SharePoint wel een vooruitgang. ‘Voor SharePoint werkten we met Progress. Het nieuwe systeem is uitgebreider, alles staat erop.’
Die tevredenheid wordt gedeeld door het gros van de studenten. Een ruime meerderheid noemt de informatie op de site actueel en bruikbaar. Ook zijn ze te spreken over de kwaliteit van de informatie.
Docent digitale communicatie Norbert van der Hulst, tevens webredacteur van intranet, is juist niet te spreken over dat aspect. ‘We hadden Medusa, dat we op onze eigen, bijzondere manier hadden ingevuld. Het allerergst voor ons nu: we zijn de regie kwijt. Tegenwoordig bepaalt de dienst communicatie voor een groot deel wat er op een intern systeem komt te staan dat primair bedoeld is voor het onderwijs! Dit komt omdat de FCJ-opleidingen het moeten zien te doen met een van bovenaf opgelegde menustructuur die de opleidingen sterk beperkt in het gebruik van Sharepoint. En wie de structuur bepaalt, drukt een grote stempel op de inhoud.’
Hij en collega Jongman kunnen nog wel meer knelpunten opnoemen. Zo draait het plagiaatopsporingsprogramma Ephorus nog niet op een goede manier. En kunnen studenten hun ingeleverde werkstuk ongezien herschrijven of te laat inleveren. Je moet volgens de docenten veel technische kennis in huis hebben om te voorkomen dat studenten elkaars stukken kunnen lezen.
Aan die (technische) kennis ontbreekt het nogal eens. En erger nog, zelfs de basisbeginselen zijn lang niet bij iedereen bekend. Dat noemt Rik Kipmulder, tweedejaars communicatie, dan ook als nadeel. Docenten weten niet altijd hoe ze iets moeten plaatsen. ‘Daardoor krijgen we niet alle informatie op tijd.’
Je loopt tegen veel muren op
Op de faculteiten zijn verschillende acties ondernomen om medewerkers en studenten SharePoint bij te brengen. Eerstejaars kregen een korte ICT-cursus tijdens de introductie. En Bureau Talent bood de afgelopen twee jaar basiscursussen over SharePoint aan, verzorgd door een extern bureau, waaraan zo’n 150 medewerkers deelnamen. Inmiddels is Talent gestopt met de basistraining. Gertrud Lemmens vertelt dat ze nu zoeken naar mogelijkheden om medewerkers met specifieke vragen te helpen. Bijvoorbeeld trainingen in groepsverband. Of incompany op een afdeling. Ook is er het idee om instructievideo’s te maken waarin veel voorkomende vragen worden uitgelegd.
Maar is het niet vreemd dat je een cursus moet krijgen om SharePoint onder de knie te krijgen? Informatiemanager Jas Suurmond noemt het raadplegen van informatie best eenvoudig, mits de informatie goed georganiseerd is geplaatst. Maar dat plaatsen is volgens hem inderdaad ‘wat lastiger’. ‘Dat moet je echt leren afhankelijk van hoe mooi en ingewikkeld je het wilt maken. SharePoint is relatief eenvoudig en gericht op de eenvoudige presentatie van de informatie. Wat weer lastig is wanneer je iets héél moois wilt maken.’
Een ander knelpunt is dat mensen veelal niet weten waar ze heen kunnen met hun vragen rondom SharePoint. Op zich biedt het programma mogelijkheden om de problemen van de docenten bij digitale communicatie op te lossen. Docent Norbert van der Hulst zegt dat dat echter zeer lastig te regelen is. Niet alleen kost eventuele uitbreiding van de mogelijkheden geld. Ook stuit je tegen de centralisering op. Vroeger liep je even bij iemand naar binnen. ‘Maar nu is het HU-breed en gestandaardiseerd. Je loopt tegen veel muren op.’ Lemmens van Bureau Talent hoort het vaker. ‘Mensen lopen vast en worden een beetje van het kastje naar de muur gestuurd. Als je belt naar IT-support is niemand beschikbaar omdat de ondersteuners ook overbelast zijn.’ Het lijkt haar een goed plan om op de faculteiten clubjes te vormen van mensen die SharePoint onder de knie hebben om anderen te helpen, hulp on the job dus. Ook moet duidelijk gemaakt worden wie je op ICT-gebied direct kan aanspreken met vragen.
Meer ondersteuning voor de gebruikers moet er zeker komen gezien de ambities van de HU. Het systeem valt of staat met de juiste invulling, up to date en compleet. Dat is ook een van de speerpunten het nieuwe InformatieBeleidsPlan 2007-2010 laat informatiemanager Suurmond weten. ‘Het is nu zaak en mógelijk om meer structuur in de informatievoorziening aan te brengen, met name voor studenten. Uitgangspunt: ‘Alles staat op Sharepoint’. Gestructureerd in de zin dat informatie makkelijk te vinden is. En ook dat het makkelijk te monitoren is of de invulling per opleiding/faculteit wel compleet is. Met andere woorden; staan de roosters op de goede plek, waar is de cursusinformatie?’
Wie de kneepjes onder de knie heeft, kan nog niet helemaal achterover gaan leunen. In 2007 staat er de nieuwste versie van SharePoint op stapel. Projectleider Martin Putman ziet het positief tegemoet. ‘Het nieuwe systeem biedt mogelijkheden voor een betere navigatie. Uiteindelijk gaan we naar een situatie toe, waarin een student of medewerker al zijn informatie en digitale hulpmiddelen rechtstreeks in of vanuit Sharepoint kan bereiken: van cijfers en roosters tot informatie over internationale stages, van tekstverwerking tot e-mail en videochat. En dat zonder extra inloggen of een ander programma te hoeven openen.’
Femke Bakkeren
Stand van zaken invoering Sharepoint
De invoering van SharePoint is in drie fases onder te verdelen: De interne communicatie naar studenten (bijna voltooid), de interne communicatie naar medewerkers (in opbouw) en misschien SharePoint als elektronische leeromgeving (maar het is nog onduidelijk of SharePoint dat doel gaat dienen). Wat betreft fase 1 (studenten) werkt de Faculteit Economie en Management nu een jaar met SharePoint. Communicatie en Journalistiek is aan het begin van dit collegejaar aangehaakt. Hier gaven studenten onlangs aan ontevreden te zijn. Er is een plan gemaakt om de aanloopproblemen aan te pakken. De faculteit Natuur en Techniek is sinds september grotendeels over. Educatie gebruikt zowel SharePoint als een eigen systeem. De faculteit Maatschappij en Recht is deels over, Gezondheidszorg helemaal.
