Het onderwijsjaarrooster en de collega die trombone speelt: het staat op het nieuwe intranet voor medewerkers, EEN HU. Tijdens enkele inloopsessies kunnen zij terecht met vragen. De site bevat een wie-is-wie, nieuwsfeed plus socialmedia-functies.
Met vier mensen sterk zaten ze klaar om vragen over ÉÉN HU te beantwoorden. Donderdag begin van de middag in een projectruimte aan de achterzijde van gebouw Padualaan 101. Maar na drie uur zijn er maar drie mensen geweest. ‘Blijkbaar weten collega’s hun weg te vinden op ÉÉN HU’, zegt Ellen van Neerven, adviseur corporate communicatie.
ÉÉN HU is niet voor studenten, maar alleen voor medewerkers. Zij kunnen inloggen met hun HU-account. ‘ÉÉN HU is open en transparant en doorzoekbaar. Er zitten geen slotjes op en er zijn geen gesloten groepen. Iedereen kan alles zien’, vertelt Van Neerven.
De site bevat ook een nieuwsfeed. Medewerkers ontvangen de HU-brede nieuwsberichten plus berichten van het instituut, dienst of kenniscentrum waaraan ze zijn verbonden. Ook krijgen ze mededelingen over het gebouw waarin ze werken.
Op 1 maart ging het live. Na klachten van onder meer de Hogeschoolraad over de gebrekkige communicatie en onderzoek van de Dienst Marketing & Communicatie zelf werd het tijd voor iets nieuws. Grootste klacht: de informatie was te versnipperd over allerlei sites. De oplossing: één platform dat de meeste informatie bundelt.
‘Wie-is-wie’ leidt naar ruim 5.300 personeelsleden
Behalve de nieuwsfeed is er informatie te vinden via de zoekbalk en de menubalk met items zoals ‘Weten & Regelen’ of ‘Onderwijs & Onderzoek’. Nu deze informatie op ÉÉN HU is samengebracht kunnen AskHU en een deel van de Sharepointsites verdwijnen. Ook HU Ontwikkelt en Yammer stoppen binnenkort, respectievelijk in de zomer en voor 1 april.
Belangrijk onderdeel is de ‘wie-is-wie’-pagina. Die leidt naar de ruim 5300 personeelsleden. Zij staan op alfabetische volgorde op voornaam gerangschikt. Het bevat onder meer functie, organisatieonderdeel, standplaats en werkdagen. Het kent een belfunctie met een 088-nummer via Skype (mensen kunnen zelf hun 06-nummer invoeren of het koppelen aan 088). Ook is er een chatmogelijkheid middels Teams. Medewerkers hebben zelf de keuze om verjaardagen, mobiele nummers, interesses en expertises in te vullen. Het mobiele nummer van collegevoorzitter Jan Bogerd blijkt daarbij pontificaal op zijn profiel te staan.
Ook leuk: zoek op ‘didactiek’, ‘politiek’ of ‘hond’ en er verschijnen tal van hits. Vul ’trombone’ in en je ontdekt een senior onderzoeker die in een harmonieorkest speelt. Naast de ruimte voor hobby’s legt het platform vooral de nadruk op werkgerelateerde zaken. Van Neerven: ‘Het moet het verspreiden en delen van informatie, inspiratie, kennis en ervaring binnen de hogeschool bevorderen. Daarvoor is het fijn als we elkaar een beetje leren kennen.’
Berichten, foto’s en artikelen van kranten posten
Het meest vernieuwend is de sociale media-functie van ÉÉN HU. Medewerkers kunnen elkaar volgen. Zo zien ze HU-brede nieuwsberichten, maar ook elkaars foto’s en artikelen in hun tijdlijn. Ook kan iedereen zelf ‘groepen’ aanmaken. Alle instituten, diensten en kenniscentra hebben in elk geval een eigen groep. De mensen die hier werken zijn daar automatisch aan toegevoegd.
Inmiddels zijn er zo’n negentig groepen gestart. ‘De groepen zijn bedoeld om communities binnen de hogeschool te creëren’, legt Van Neerven uit. De groep HU Juristen komt bijvoorbeeld vanuit het Instituut voor Recht maar zoekt contact met andere juristen die op de hogeschool rondlopen. ‘Om informatie uit te wisselen, interessante ontwikkelingen te delen, maar ook om over en weer ingezet te kunnen worden bij juridisch onderwijs en/of onderzoek’, schrijven zij. Andere voorbeelden: de groepen Leven Lang Ontwikkelen, Alles over ÉÉN HU en Het beste nieuws van Trajectum (tip: word lid of volg ons).
Evenement
Terug naar de inloopsessie: daar ontstaat ineens wat beroering bij het viertal van ÉÉN HU. Iemand heeft een groep aangemaakt voor een bepaald evenement. Niet handig, vinden zij. Want een evenement is eenmalig. De organisatoren moeten er dan voor zorgen dat mensen de groep volgen. Omslachtig, vinden zij.
Van Neerven: ‘Mensen kunnen beter een groep aanmaken rondom een thema. Als ze dan een evenement organiseren kunnen ze dat in de agenda van die groep aanmaken en met een bericht aankondigen. Dan komt het onder ogen van alle mensen die volgen of lid zijn van de groep.’
- Inloopsessies zijn er nog op 14 maart van 13.00 tot 16.00 uur in lokaal 2.090, Heidelberglaan 15. En maandag 20 maart van 13.00 tot 16.00 uur in lokaal 0.525, Padualaan 101.
- Fotograaf Kees Rutten maakt komende week maandag, dinsdag en donderdag portretten voor de profielpagina.
