Veel medewerkers werken op een flexplek, met collega’s om zich heen. Dat is gezellig, maar niet bevordelijk voor de concentratie, zo blijkt. ‘Ons brein is nou eenmaal gericht op nieuwe prikkels’, verklaart hoogleraar Stefan van der Stigchel.
Medewerkers van Hogeschool Utrecht kunnen zelf bepalen waar ze hun laptop openklappen. In een medewerkerszone, een overlegruimte, een stiltewerkplek of een instituutsplein. Een groot deel van de medewerkers heeft geen eigen werkplek, dus is overgeleverd aan de zogenaamde ‘flexplekken’.
Trajectum vroeg een aantal medewerkers: op welke plekken werken jullie en hoe bevalt dat?
Hoe meer zielen, hoe meer vreugd?
Veel gesjouw dus, een punt dat ook eerder voorbijkwam in ons artikel over hybride werken. Maar volgens Van der Stigchel is er een groter probleem: de kantoortuinen (en het gebrek aan stilteruimtes).
Hoewel sommigen slechts met een handjevol in zo’n medewerkersruimte werken, zitten de meesten toch met veel collega’s in één ruimte. Hoe meer zielen, hoe meer vreugd? Dat geldt niet voor zo’n kantoortuin: ‘Afleiding is het grootste probleem van kantoortuinen’, aldus Stefan van der Stigchel, hoogleraar cognitieve psychologie aan de Universiteit Utrecht. ‘Het is moeilijk om je aandacht op je werk te richten als mensen in je omgeving beginnen te praten.’ Dat zie je ook terug in de cijfers. ‘Mensen in een kantoortuin worden sneller ziek en blijven langer ziek. Daarnaast werken ze minder effectief en raken sneller vermoeid.’
Twintig minuten afgeleid
Als mensen in een kantoortuin worden onderbroken, kan het twintig minuten duren om weer terug in die concentratie te komen, volgens Van der Stigchel. Concentratie is iets heel complex. ‘Onze aandacht is heel vluchtig, zowel intern als extern zijn er allerlei prikkels waardoor we afgeleid raken van ons werk.’ Natuurlijk verschilt het per persoon. ‘Sommigen kunnen een bellende collega prima negeren, maar dat zijn uitzonderingen. Ons brein is nou eenmaal gericht op nieuwe prikkels.’
‘Een ander nadeel van de afleiding in kantoortuinen is dat veel mensen thuiswerken om zich echt te kunnen concentreren’, merkt Van der Stigchel. ‘Maar niet iedereen heeft die mogelijkheid. Mensen met kinderen of motivatieproblemen bijvoorbeeld.’
De afgelopen twintig jaar zijn de meeste vaste werkplekken overgegaan in flexplekken. Al in 2008 was er ‘onrust en weerstand’ aan de HU, omdat er zorgen waren over concentratieproblemen. Van der Stigchel: ‘Onder het mom van samenwerking zijn veel bedrijven overgestapt op kantoortuinen. Maar de daadwerkelijke reden is vaak kostenbesparing.’
Stilteruimtes
‘Ik ben niet tegen kantoortuinen, maar ze moeten wel anders worden ingericht. Er moet genoeg beschutting zijn: een boekenkast of planten, zodat je niet wordt afgeleid door collega’s die langslopen of opstaan. En er moeten verschillende zones zijn, gericht op verschillende werkzaamheden. Dus een ruimte waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en kunnen kletsen, maar ook een ruimte waar je geconcentreerd kan werken.’
‘s Ochtends een handdoekje neerleggen
Op de HU zijn stilteplekken, maar die zijn vaak bezet (reserveren kan hier), blijkt ook uit de video. Wie het eerst komt, het eerst maalt. Van der Stigchel: ‘Je hoort vaak dat zulke plekken er inderdaad zijn, maar dat mensen er bij wijze van spreken ‘s ochtends een handdoekje neerleggen. De ruimtes zitten vaak vol en dat geeft aan dat de behoefte groot is.’
Eigenlijk zou een kantoortuin als één grote stilteruimte moeten functioneren, net als een bibliotheek, vindt Van der Stigchel. ‘Daar werken veel mensen in een ruimte, maar iedereen is stil. Op de werkvloer zijn er vaak geen duidelijke afspraken over wanneer je praat in een kantoortuin. Collega’s vinden het lastig om elkaar hierop aan te spreken.’
Heeft Van der Stigchel nog tips? ‘Noise cancelling headphones zijn voor sommigen een oplossing. En ik hoop dat je het met je collega’s kunt bespreken. Maar eigenlijk ligt het probleem niet bij het individu. De werkgever moet nadenken over goede verdeling van de ruimtes en bijvoorbeeld de akoestiek.’
